Anatomie d’un environnement d’impression intelligent

07/02/2020

 

L’information est le moteur de l’entreprise. Mais pour la transmettre à tous ceux qui en ont besoin, au moment où ils en ont besoin, il faut beaucoup d’organisation.
Pour l’entreprise d’aujourd’hui, cela signifie intégrer les processus papier et les workflows numériques. 
 
Faites les bons choix et vous obtiendrez des résultats inattendus.
 
Faire les bons choix, c’est développer un environnement d’impression intelligent : efficace, simple à gérer et hautement sécurisé. 
 
Dans l’analyse qui suit, nous vous ferons découvrir comment y arriver en:
 
  • Comprenant ce qui caractérise une gestion documentaire intelligente
  • Apprenant les meilleurs conseils et bonnes pratiques pour transformer vos workflows documentaires
  • Connaissant les principes fondamentaux d’un environnement d’impression véritablement connecté
Découvrant comment poser les bases de processus durables au sein de votre entreprise
 
 
Si vous gérez le service informatique de votre entreprise, il vous arrive peut-être de vous étonnez de l’impact des processus documentaires sur vos opérations quotidiennes.
En moyenne, l’impression et la gestion de documents représentent 15 % du budget informatique d’une PME et au moins 12 % de ses ressources informatiques.
C’est une part importante de votre budget que vous pourriez utiliser de manière plus stratégique. On pourrait penser que passer au tout numérique serait le moyen le plus rapide de réduire les coûts et de gagner en efficacité, pourtant 40 % des processus reposent toujours sur le papier.
 
Un bureau sans papier reste un mythe.
 
Et dans le monde réel, l’optimisation des processus documentaires est un sujet trop rarement abordé.
 
Le point de rencontre des documents et des processus 
 
Créer un environnement d’impression intelligent, c’est trouver le juste équilibre entre le papier et le numérique. Vous pourrez alors :
 
  • Optimiser la combinaison d’imprimantes et de multifonctions (MFP) dans vos bureaux.
  • Intégrer les versions numérisées de vos documents à vos workflows numériques.
  • Imprimer directement et à la demande vos fichiers stockés dans le Cloud par exemple.
  • Utiliser l’impression efficacement quand c’est la solution la plus adaptée.
 
Une gestion de documents efficace préservera votre temps et vos ressources et favorisera une circulation fluide et prévisible de l’information.
 
Dans cette analyse, l’intérêt portera sur les différents composants d’un environnement d’impression intelligent – utilisateurs, imprimantes et documents pour expliquer comment rendre vos processus plus intelligents pour tirer pleinement parti de votre infrastructure.
 

 

Trois caractéristiques d’un environnement d’impression intelligent
 
Un environnement d’impression intelligent se caractérise d’abord par son retour sur investissement au niveau de votre infrastructure : vous respectez votre budget imprimantes et consommables et vous utilisez ces ressources de manière optimale.
 
Un environnement d’impression intelligent se caractérise aussi par son impact sur la productivité des utilisateurs. Ceux-ci doivent pouvoir se connecter facilement aux systèmes, sans avoir à se demander si ça va fonctionner…
 
Ils doivent pouvoir connecter simplement les imprimantes à l’appareil mobile ou aux applis Cloud dont ils ont besoin pour que l’information puisse circuler facilement entre les appareils et les systèmes.
 
Pour autant, la hausse de la productivité des utilisateurs ne devrait pas impacter celle de votre service informatique. Aujourd’hui, c’est pourtant le cas puisque 40 à 60 % des appels reçus par les hotlines concernent des problèmes d’impression. 
 
La troisième caractéristique d’un environnement d’impression intelligent est donc sa facilité de gestion – votre retour sur l’effort doit être maximisé.
 
Voyons à quoi ressemble concrètement un environnement d’impression intelligent.
 
 
 
1- Optimisez votre investissement
 
Pour optimiser votre environnement d’impression, commencez par évaluer sa taille.
 
 Vous devriez connaître :
 
  • Le nombre d’imprimantes actuellement en service
  • Le nombre de marques d’imprimantes que vous utilisez
  • Le nombre d’utilisateurs par imprimante
  • Le nombre d’utilisateurs ayant besoin de l’impression couleur
  • Le nombre d’utilisateurs et de services ayant besoin d’imprimantes personnelles
  • Le nombre d’imprimantes partagées ou centrales dont vous avez besoin pour les autres utilisateurs
  • L’emplacement de vos différentes imprimantes par rapport aux personnes qui les utilisent
 
Ces questions peuvent vous sembler simples mais y répondre est souvent plus difficile qu’on ne le pense.
 
En fait, les études montrent en général que la plupart des responsables informatiques se trompent d’environ 70 % dans l’estimation du nombre d’imprimantes réparties dans leur entreprise.
 

 

Efficacité
 
Faites le tour de vos bureaux et vous pourriez bien être surpris.
Cette information vous aidera au moins à optimiser votre environnement d’impression pour gagner véritablement en efficacité.
 
Pour cela, vous devez :
 
  • Vous assurer que la plupart des utilisateurs se trouvent à une distance raisonnable d’une imprimante partagée.
  • Vous assurer que seuls les services avec des exigences de sécurité spécifiques disposent de leurs propres imprimantes.
  • Normaliser la plupart de vos imprimantes centrales avec des paramètres économiques comme les modes d’impression « duplex » (recto-verso) et noir et blanc.
  • Autoriser l’impression couleur pour ceux qui en ont vraiment besoin (les commerciaux par exemple).
  • Réduire le coût de l’archivage papier en numérisant les documents à conserver.
  • Choisir des imprimantes et/ou des multifonctions capables de s’adapter à vos besoins et votre croissance, avec des workflows intelligents et des logiciels personnalisés.
 
2. Simplifiez la vie de vos utilisateurs
 
Pour que votre environnement d’impression s’adapte à la façon dont vos équipes travaillent aujourd’hui, il faut pouvoir leur fournir deux choses :
 
La connectivité Cloud et mobile
 
Les appareils mobiles et les applications Cloud comme Office 365 et Dropbox sont des outils de productivité de plus en plus indispensables.
Un environnement d’impression intelligent doit permettre l’intégration à ces applications Cloud et garantir la facilité d’utilisation de l’impression mobile.
Et si les environnements d’impression intelligents semblent avoir été conçus pour un monde de plus en plus mobile, c’est parce que c’est le cas. Tout le monde, dont votre personnel est de plus en plus mobile.
Bonne nouvelle pour les travailleurs mobiles : 40 % des entreprises prennent déjà en charge l’impression mobile et 36 % prévoient de la mettre en œuvre dans l’année à venir.
 
 
 
Simplifiez la vie de vos utilisateurs
 
Automatisez vos workflows
 
Le plus souvent, les étapes qui composent un workflow documentaire ne sont pas si compliquées. Pour traiter une commande, par exemple, il faudra peut-être numériser un document papier, le télécharger vers un dossier dédié et éventuellement prévenir une personne que la tâche est terminée.
 
Au lieu d’imposer à vos utilisateurs ces étapes souvent répétitives, vous pouvez les automatiser en un clic avec votre multifonction.
 
En prédéfinissant des workflows qui acheminent automatiquement les documents vers les bons dossiers, vous pouvez créer des applis personnalisables sur votre MFP qui remplacent un processus en plusieurs étapes (comme la facturation) par une étape unique.
 
Plus besoin de numériser, de ranger et d’envoyer un e-mail à chaque réception d’une nouvelle facture. Vos employés n’ont plus qu’à appuyer sur la touche « Facture » de leur multifonction. 
 
Vous pouvez même personnaliser certaines applis pour certains utilisateurs, processus et services spécifiques.
 
3- Simplifiez-vous la vie
 
Vos imprimantes doivent être suffisamment fiables pour que vous n’ayez pas besoin de vous en occuper en permanence.
Et suffisamment simples à gérer pour que vos interventions ne vous fassent pas perdre un temps précieux et si les imprimantes bon marché simplifient la vie à court terme, leurs coûts et leur entretien finissent par peser sur vos ressources informatiques. 
 
Pour simplifier la vie de vos techniciens, assurez-vous que votre environnement d’impression intelligent soit capable de :
 
Régler les problèmes à distance
 
L’Aberdeen Group, un cabinet d’études marketing américain basé sur la collecte et l’analyse des données sur le comportement des acheteurs dans plus de 200 secteurs B2B, estime que chaque heure de temps d’arrêt informatique coûte 8,581 $ aux petites entreprises. Une grande partie de ce temps d’immobilisation est consacrée aux dépannages, un technicien doit se déplacer physiquement pour régler le problème.
 
Alors plutôt que vous précipiter aux quatre coins de vos bureaux à chaque panne, assurez-vous que vos multifonctions disposent d’une interface virtuelle accessible depuis votre ordinateur. Si un utilisateur a un problème avec un appareil, vous pourrez résoudre le problème sans que vous ou vos équipes n’ayez à vous déplacer jusqu’à l’imprimante.
 
Configurer rapidement vos nouvelles MFP
 
Vous ne devriez pas avoir à paramétrer manuellement chaque nouvelle MFP avec les autorisations utilisateurs, les politiques de votre entreprise et les réglages par défaut.
Un environnement d’impression intelligent doit vous permettre de « cloner » la configuration d’une machine pour l’appliquer à une nouvelle.
 

 

Externalisez de manière stratégique
 
Il y a plusieurs façons d’externaliser la gestion d’un environnement d’impression en expansion.
 
  • Vous pouvez simplement externaliser votre hotline dédiée à l’impression pour ne plus passer la journée à répondre aux appels des utilisateurs.
  • Vous pouvez automatiser le processus de commande des consommables en veillant à ce que vos multifonctions alertent un fournisseur tiers quand les cartouches sont presque vides.
  • Vous pouvez externaliser l’optimisation et la gestion de toute votre infrastructure à un fournisseur de services de gestion d’impression.
 
Quoi que vous décidiez, l’objectif est d’éviter que vos ressources informatiques ne soient submergées par les problèmes d’impression.
 
Sécurité
 
Vos imprimantes ne devraient pas être les maillons faibles de vos protocoles de protection des données. Par ailleurs, vous devez pouvoir facilement contrôler et activer par défaut la conformité de tout votre parc d’imprimantes, de photocopieuses et de scanners aux politiques de sécurité adaptées.
 
 
 
Un environnement d’impression plus intelligent
 
Un environnement d’impression intelligent optimise votre budget et sa gestion ainsi que son utilisation vous demanderont moins d’efforts. 
 
Mettre en œuvre les bonnes pratiques et les conseils présentés jusqu’ici est un excellent début.
 
Mais plus votre entreprise se développera, plus vous aurez de processus documentaires et d’imprimantes à gérer afin de répondre aux besoins de nouveaux employés.
 
Vous aurez alors du mal à faire front sans assistance. Les services de gestion d’impression (MPS) sont un excellent moyen de garantir l’efficacité, la simplicité d’utilisation et la sécurité de votre environnement d’impression, tout en vous évitant de tout analyser, optimiser et gérer vous-même.
 
  • Délivrés par le bon fournisseur, les MPS peuvent :
  • Réduire de 30 % le coût de votre environnement d’impression.
  • Adapter votre infrastructure aux besoins changeants de votre entreprise en expansion.
  • Maintenir l’efficacité et la sécurité dont votre entreprise à besoin sans surcharger vos ressources informatiques.
  • Atténuer les risques et menaces qui peuvent compromettre la sécurité de vos documents.
  • Vous fournir les outils et conseils dont vous avez besoin pour booster la productivité de tous, identifier les opportunités d’automatisation et normaliser les workflows.
 
Si vous êtes vraiment décidé(e) à rationaliser le flux de l’information au sein de votre entreprise pour améliorer la productivité de vos équipes, examinez attentivement comment les services de gestion d’impression pourraient vous aider et contactez nos équipes pour bénéficier de conseils personnalisés selon votre acticité et les spécificités de votre entreprise.