Automatisation de la transition physique vers le digital

19/05/2020

 

En théorie, les entreprises devraient avoir déjà bien avancé dans leur transition vers les bureaux zéro papier et pourtant, la majorité des entreprises restent encore dépendantes du papier
Même si tout le monde connaît les limites du papier : il ne facilite pas les recherches et ne permet pas une distribution rapide. Sans oublier le fait qu’il est très facile d’égarer les documents papier ou de les détruire par erreur.
 
Le prétexte largement évoqué par les entreprises lorsque la question sur leur engagement dans la digitalisation leur est posée c’est que certains workflows sont critiques et dépendent encore, dans leur grande majorité, du papier. Cette réponse n’est qu’un révélateur de leur méconnaissance des outils disponibles pour sécuriser et optimiser l’ensemble de leurs workflows quelque soit leur degré de sensibilité. 
 
GES propose, parmi sa gamme, des solutions qui vous aident à éliminer le papier, à développer votre productivité et à réduire les coûts. Grâce à la saisie des données, ces solutions font de vos documents papier de véritables fichiers numériques consultables. Vous pourrez ainsi automatiser les approbations et autres processus et partager les informations extraites avec les systèmes de gestion qui vous assurent toute la sécurité que méritent vos données!
 
 
 
 
Imagerie et capture 
 
La 1ère étape serait d’utiliser des outils pour capturer l’imagerie et le texte pour les intégrer dans une plate-forme de gestion de contenu pour éliminer le papier, augmenter la productivité et réduire les coûts
 
Il s’agit d’une solution idéale pour le traitement des transactions gourmandes en papier dans pratiquement tous les secteurs d'activité, dans des applications telles que la gestion des dossiers, le traitement des réclamations, les comptes fournisseurs et bien plus encore. Elle permet de capturer à la fois des documents papier et numériques et des formulaires de nombreux types, ainsi que d'extraire intelligemment des données qui peuvent être utilisées pour analyser le document, automatiser les approbations ou d'autres processus opérationnels autour de celui-ci et partager les informations extraites avec les backoffice d’entreprise.
 
Xerox® DocuShare® est une solution de gestion de contenu qui gère également le volet capture.
 
Les outils de capture permettent aux organisations de : 
 
  • Automatiser les tâches manuelles, y compris le tri préalable et la saisie de données pour les documents essentiels à l'entreprise.

  • Assurer la sortie de données précises et opérationnelles grâce aux technologies de reconnaissance et aux méthodes de vérification automatisées basées sur des règles.

 

 
Gestion de contenu Xerox® 
 
Xerox® DocuShare® est une application de gestion de contenu d'entreprise - ECM éprouvée, fiable et à haute valeur ajoutée conçue pour prendre en charge les processus opérationnels complexes dans toute l'entreprise. 
 
L’application supporte un grand nombre d'employés et de partenaires externes qui soumettent et gèrent quotidiennement des milliers de documents à travers l'entreprise.
DocuShare® est la plate-forme ECM de prédilection pour les organisations qui ont besoin de :
 
  • Réduire les coûts liés aux processus papier existants.

 

  • Offrir des fonctionnalités de gestion documentaire et d'automatisation des processus à un grand nombre d'utilisateurs.

 

  • Prendre en charge des processus et des workflows multiples et simultanés qui s'intègrent facilement aux systèmes CRM et ERP de l'entreprise, y compris les ressources humaines, les finances, les ventes, les achats et les applications de support client.

 

  • Normaliser les méthodes de collecte, d'acheminement, de révision, d'approbation et de distribution des documents numériques et papier.

 

  • Améliorer l'efficacité des employés et les temps de réponse aux clients.
 

 

Avantages de la rationalisation des workflows :
 
  • Productivité sans précédent : Permettre un accès immédiat et sécurisé à l'information 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, à partir de tout équipement. Et ainsi, réduire la gestion des processus opérationnels de quelques semaines à quelques jours ou minutes.

  • Sécurité et protection accrues : Créez un système de reprise après incident et prenez en charge la conformité réglementaire pour ne jamais avoir à vous soucier de la protection et de l'accès aux informations critiques pour l'entreprise. Automatisez donc, votre workflow papier-numérique pour améliorer la productivité et l'accès à l'information.

  • Évolutivité : Gérez des dizaines de millions de documents pour des dizaines de milliers d'utilisateurs.

  • Gestion de volumes importants et de processus métiers complexes : Automatisez les processus pour un nombre incalculable de documents et d'exigences de workflow de toute complexité.

  • Confiance : Assurez-vous que votre entreprise dispose des bonnes capacités grâce à une solution personnalisée basée sur une solution éprouvée.

 
 
Accélération de la recherche d'informations
 
Éliminez le papier avec un minimum d'effort manuel grâce à la puissance de la numérisation et de la capture de données et gérez plus efficacement les processus associés aux documents grâce aux fonctionnalités de gestion de contenu de Xerox. Les workflows automatisés remplacent le besoin de récupérer et de distribuer manuellement les documents papier.
 
Lorsque les documents sont dans le système ECM, les collaborateurs peuvent les trouver en recherchant les mots clés saisis à l’entrée de ce document. 
 
Les utilisateurs peuvent même rechercher du contenu spécifique dans des documents enregistrés sous forme de fichiers PDF consultables. Les clients Xerox® DocuShare® réduisent continuellement le temps passé à trouver des informations de 80 % et les coûts d'exploitation de 50 %.
 
Offrir un meilleur service 
 
Grâce à la numérisation et au stockage des données critiques, les entreprises peuvent fournir un service plus rapide. Les données collectées au point de capture peuvent être automatiquement importées dans le système ECM, déclenchant ainsi d'autres processus sans intervention manuelle
 
Voici quelques exemples :
 
  • La comptabilité fournisseurs pourra éviter les pénalités de retard de paiement, améliorer sa capacité à recouvrer les escomptes pour paiement anticipé et avoir une meilleure visibilité sur les flux de trésorerie grâce au traitement numérique des factures. Les factures qui correspondent aux bons de commande dans le système peuvent être traitées automatiquement, libérant ainsi les employés pour des tâches plus valorisantes.

  • Les demandes de règlement d'assurance sont traitées plus rapidement et de façon plus écologique lorsqu'elles sont saisies à partir de copies papier envoyées par la poste ou par fax, puis traitées par voie numérique. La satisfaction client augmente lorsque le service client n'a plus besoin de chercher de l'information dans les dossiers papier, ce qui peut retarder les réponses jusqu'au jour suivant. Après quelques clics dans DocuShare®, les réponses sont instantanément disponibles.

 

  • Les services des ressources humaines augmentent la satisfaction lorsque les niveaux de service s'améliorent. L'intégration des nouveaux employés peut être simplifiée et les postes vacants peuvent être pourvus en réduisant de moitié les étapes d’un processus d'approbation sur papier.
 
Gérer le cycle de vie des documents 
 
Outre la gestion quotidienne de l'information et des processus opérationnels, les solution de gestion de contenu électronique telle que Xerox® DocuShare®, permet aux entreprises d'automatiser la conservation et la révision périodique du contenu pour s'assurer qu'il est à jour et conforme à plusieurs normes internationales comme la Sarbanes-Oxley, la Joint Commission, la HIPAA, MoReq, à la norme ISO 15489 et autres réglementations, comme les exigences SEC.
 
Grâce à cela, vous pouvez :
 
  • Automatiser les événements planifiés tels que la publication ou l'expiration.

 

  • Modifier l'état ou la visibilité du contenu en fonction de dates spécifiques.

  • Veiller à ce que les utilisateurs se concentrent sur le contenu actuel et nécessaire.

  • Augmenter l'évolutivité et optimiser les performances de votre système de gestion de contenu.
 

 

La technologie et les services Xerox® vous aident à automatiser et à simplifier vos processus documentaires clés.
 
Xerox® est un leader reconnu dans les services de gestion documents et de contenu et occupe la première place mondiale pour les services délégués d'impression (MPS). La compagnie traite des milliards de documents chaque année, avec plus de 17 millions de champs de données extraits de documents chaque jour. Avec plus de 14.000 professionnels de la prestation de services dans 160 pays et a préparé son partenaire GES pour avoir les connaissances, les ressources et l'infrastructure nécessaires pour répondre aux besoins des clients en matière de gestion des documents.
 
 
Services de gestion de contenu Xerox®
 
Nos équipes commerciales et techniques associées, vous aideront à automatiser et à simplifier un large éventail de processus documentaires au sein de votre organisation en combinant nos plates-formes de gestion de contenu et de workflow avec l'expertise technique de l’organisation de services professionnels. 
 
La plate-forme primée de gestion de contenu d'entreprise Xerox® DocuShare® vous aide à capturer, stocker, partager et transformer des documents papier et électroniques à partir d'une variété de sources : Web, applications de bureau, tablettes, smartphones et les MFP.
 
 
Services professionnels pour Xerox® DocuShare®
 
Notre équipe de services professionnels peut également vous aider à offrir encore plus d'efficacité et de rendement du capital investi à votre organisation, maximisant ainsi la performance de votre solution de gestion de contenu
 
Nous fournissons des services de mise en œuvre initiale, d’ajustement du système, de migration, d'intégration et de workflow.
 
Nous fournissons également des solutions métiers pour répondre à vos besoins spécifiques. Nous proposons des ateliers de formation pour vos équipes afin que les utilisateurs finaux s'adaptent rapidement et facilement et que les administrateurs connaissent la gamme complète des fonctionnalités, personnalisations, mises à jour, optimisations de bases de données et fonctionnalités de Xerox® DocuShare® pour vous aider à gérer efficacement vos informations.