Automatisation des flux

21/06/2019
L’automatisation suscite beaucoup d’engouement… Comment devenons nous s'y prendre? Est-ce que ça vaut le coup d’y investir du temps et de l’argent?
L'automatisation peut certainement aider les personnes et les entreprises à être connectées, organisées et plus efficaces et surtout à le rester.
Comme pour pratiquement toutes les nouvelles tendances, nous assistons toujours à des mises en garde, nous proposons donc cette analyse pour vous familiariser avec la technologie d’automatisation afin de déterminer son importance future.
 
 
Situation: Avoir besoin d'une paire de mains supplémentaire
 
Solution: Qui ne voudrait pas avoir un assistant? Quelqu'un qui tienne le coup, qui puisse faire le travail quotidien et même consacrer assez de temps pour des activités supplémentaires utiles pour l’entreprise ?
 
Par exemple, avec des outils d’automatisation simples et abordables, vous pouvez améliorer les processus financiers de votre entreprise en configurant les factures récurrentes pour qu’elles soient émises automatiquement et en utilisant les services en ligne pour gérer les factures récurrentes. Cela permet d’économiser de l’argent en veillant à ce que les factures sortantes soient comptabilisées tout en évitant de vous faire payer des frais de retard si vous manquez vos paiements.
 

 

Parmi les autres options d'automatisation des technologies de travail populaires, nous pouvons citer:
 
  • Des outils de messagerie tels que le Gestionnaire d'absence du bureau à utiliser pendant les vacances ou la planification du déploiement automatique des e-mails à une date ultérieure.
  • La présélection des formulaires et la création de modèles pour gagner du temps, éliminer les erreurs et établir des contrôles qualité plus stricts.
  • Des solutions de connectivité et de mobilité qui permettent aux travailleurs de faire plus à partir de leurs propres appareils en rendant les données et les ressources de l'entreprise accessibles via le cloud et en utilisant des applications mobiles pour les tâches.
  • L’automatisation des opérations bureautiques de base
 
Des moyens plus intelligents de gagner du temps à la maison
 
Les systèmes domotiques intelligents vous permettent de régler l'éclairage, la température, la sécurité et d'autres systèmes à partir de votre appareil mobile, tout en vous permettant de vous concentrer sur tout ce qui compte.
 
De plus, les systèmes de haut-parleurs intelligents peuvent fonctionner comme un lecteur de musique, un périphérique d’information et même vous permettre de mettre à jour votre liste de tâches en vous adressant simplement à la machine.
 
L'automatisation du bureau à domicile peut se présenter sous la forme de la hiérarchisation des courriers électroniques, de leur redirection ou de leur envoi, de calendriers rappelant les dates et rendez-vous importants et d'applications utiles, telles que les achats de fournitures de bureau ou la recherche d'un bon restaurant pour un déjeuner d'équipe.
 
Prendre les choses en main
 
Bien que les technologies d'automatisation deviennent omniprésentes avec l'avancement et l’évolution des affaires, certains aspects doivent être pris en compte avant de commencer.
 
Évaluez, pour commencer, les domaines de votre travail et de votre vie personnelle qui pourraient nécessiter une aide et qui doivent simplement devenir une priorité concrète.
 
N'oubliez pas que l'automatisation doit être considérée comme une amélioration des processus que vous avez déjà définis et des systèmes que vous connaissez et que vous avez réglementés. Déterminez ce qui doit être fait, si cela en vaut la peine, puis passez aux techniques pour l’automatiser.
 
Selon le nouveau rapport sur les tendances des petites et moyennes entreprises, les petites entreprises utilisant l'automatisation ont 1,6 fois plus de chances de se développer que celles qui ne le font pas.
 
Un bon point de départ pourrait être un nouvel assistant de bureau pouvant ouvrir la voie à votre nouvelle vie d'automatisation.
 
 

 

Lorsque vous recherchez de nouvelles façons d'automatiser votre bureau, envisagez une imprimante VersaLink® dotée de la technologie Xerox® ConnectKey®. Elle combine des fonctions telles que la copie, la numérisation et l'envoi de courrier électronique avec des fonctionnalités de gestion de documents. Elle prend également en charge des applications pouvant facilement automatiser des tâches nécessitant généralement une saisie manuelle importante.