Capture & Gestion de contenu

14/08/2020

 

Comment une organisation peut-elle gérer près de 3.000 nouvelles demandes papier par jour? 
 
Exemple: HM Land Registry – L’Office National de la Propriété Foncière au Royaume-Uni a fait confiance aux services Xerox pour les numériser en toute sécurité.
 
Moyens: Avec les solutions de numérisation et de gestion de contenu que GES vous propose, réussissez à redéfinir la façon dont vous interagissez avec le contenu
En tirant pleinement parti de l'intelligence artificielle et du « machine learning », vous pouvez capturer et valider automatiquement les informations à partir de n'importe quel support (papier ou numérique) et de n'importe quelle source (numérisée ou capturée en numérique) pour alimenter directement les données importantes dans les processus qui le nécessitent.
 
Résultats: Faites progresser votre transformation numérique, responsabilisez vos employés et dépassez vos objectifs de satisfaction client grâce à une gestion unifiée et intelligente de la capture d'informations.
 
Redéfinissez la façon dont vous interagissez avec le contenu
 
 
 
Améliorons le fonctionnement de votre contenu
 
Nous pouvons vous permettre d’accéder instantanément aux informations de votre organisation et à toutes celles dont vous aurez besoin pour améliorer l'efficacité et la sécurité de vos processus.
 

 

Numérisez, classez et organisez automatiquement les informations clés
Via une analyse poussée, nos solutions vous permettent d'identifier les problèmes et de vous aider à apprivoiser l'afflux massif de documents que vous traitez chaque jour.
 
Et renforcez vos employés grâce à un accès rapide aux données critiques de l'entreprise.
En tirant parti de l’IA – Intelligence Artificielle et de l'apprentissage automatique, vous pouvez rationaliser les processus importants pour devenir plus compétitif et relancer la transformation numérique.
 
Étude de cas n°2: Un pont entre le monde physique et le monde digital grâce à Xerox pourr HM Land Registry
Cas réel n°1 : 100 ans et 500 boîtes d’archives remplies de documents papier, maintenant numérisés
 
 
Depuis 1914, l’ONG canadienne FST – Family Service Toronto – ne cesse de venir en aide aux citoyens en détresse. Et en plus d’un siècle, ses services, bénéficiaires tout comme ses archives papier, ne cessent de leur côté, d’augmenter
 
Xerox Canada a fait bénéficier FST de ses diverses solutions pour digitaliser et organiser un siècle de documents et a permis à l’ONG de se moderniser est de mieux rendre service à la communauté. 
 
Pendant toute son existence, Family Service Toronto s’était concentrée à s'occuper des gens et a négligé ses propres problèmes d’archives
Le personnel administratif du FST perdait beaucoup de temps à faire de la saisie manuelle de données avec tout ce que cela peut impliquer de risques d’erreur.
Alors que les volumes massifs de documents ne cessaient d'augmenter, FST s'est rendu compte que l’espace allait leur manquer pour classer toutes leurs archives et qu’il fallait mieux s’organiser
 
Grâce au partenariat stratégique de FST avec Xerox Canada, il a été possible de numériser les systèmes de registres papier dont 500 boîtes d’archives. Ils ont également été équipés d’un parc d'appareils dotés de la technologie Xerox® ConnectKey® et des applications automatisées qui aident à piloter un certain nombre de processus commerciaux clés quotidiens.
 
Résultats marquants:
 
Une fois les solutions, applications et le nouveau parc Xerox® en place, FST s'attend à un retour sur investissement de 20% sur la numérisation des documents dans plusieurs départements, ainsi qu'à une réduction des temps d'audit et à une augmentation de l'espace de bureau.
 
Découvrez ces autres points forts:
  • Respect des exigences législatives en matière de conservation des documents.
  • Numérisation d’environ 500 boîtes d’archives pour un accès facile et une récupération efficace.
  • Conception de l'architecture de fichiers et de la structure des métadonnées en fonction des besoins des utilisateurs
  • Automatisation des processus papier spécifique pour un des programmes de FST: Auparavant, les factures et les reçus provenaient de fax et d’e-mails qui étaient imprimés, traités, numérisés et puis détruits. Il en résulte une réduction du temps de traitement des factures de 60%, une amélioration de la précision, la suppression de la saisie de données en double et transformation de la soumission manuelle cumulative en un flux de travail unique et automatisé. Le nouveau portail de soumission de factures intègre un système de notification vocale et textuelle qui confirme les paiements des clients.
 
Vani Visva, Directrice des finances et de la technologie commerciale de FST, résume les résultats positifs du projet en déclarant: " Dans l'ensemble, notre expérience client et nos capacités se sont considérablement améliorées."
 
Cas réel n°2: Un pont entre le monde physique et le monde digital grâce à Xerox pourr HM Land Registry

 

Chaque jour, et de par son partenariat avec HM Land Regsitry, Xerox aide à protéger les droits de propriété des citoyens en Angleterre et au Pays de Galles.
 
Il y a quelques années, HM Land Registry – L’Office National de la Propriété Foncière au Royaume Uni a consulté Xerox pour la numérisation quotidienne des milliers d'applications envoyées par courrier.
Ne voulant plus archiver les documents papier, le Registre foncier de l’office et étant donné que le registre foncier de HM dépend de la qualité et de la recevabilité juridique des numérisations livrées par Xerox, les deux organisations explorent l'utilisation d'une plate-forme numérique basée sur l'IA pour automatiser davantage le flux de travail numérique de HM Land Registry.
 
Pour rappel, depuis plus de 150 ans, Le registre anglais gère plus de 25 millions de titres, couvrant plus de 87% du territoire en Angleterre et au Pays de Galles.
Chaque fois que la propriété change de mains, ou là où se passe un changement d'intérêt, comme le règlement d'une hypothèque, le registre foncier doit l'enregistrer.
 
L’ambition de l’organisation est de devenir le premier registre foncier au monde reconnu pour sa rapidité, la simplicité de ses procédures et son accessibilité.
 
Le défi
 
  • Analyse fiable des milliers de dossiers envoyés quotidiennement à l’Office et les gérer efficacement.
  • Assurance du respect des normes juridique et garantie de la sécurité des téléchargements sur le système de gestion
  • Rationalisation des flux de travail numériques de l’agence
 
La solution
 
- Service de numérisation hors site de Xerox, comprenant:
 
  • Tri des candidatures entrantes 
  • Numérisation, indexation, téléchargement et destruction de documents en toute sécurité
  • Contrôle qualité conforme aux accords de niveau de service
  • Retour des documents d'identité aux citoyens
  • Vérification et transmission des chèques aux banques
 
Feuille de route pour une plus grande automatisation, via notamment, une nouvelle plate-forme numérique basée sur l’IA qui se traduit par:
 
  • Maintien efficace de la qualité et de l'intégrité du registre foncier
  • Accords de niveau de service SLA stricts régulièrement dépassés
  • 99,9% des numérisations respectant les normes spécifiées pour l'imagerie, la classification des documents et l'indexation (face à 99,5% pour les accords SLA)
  • Premiers pas réussis vers l'automatisation
 

 

Avec les solutions que GES vous propose, 
 
  • Tirez pleinement parti de la technologie intelligente pour capturer et valider automatiquement informations sur papier et numérique et alimenter automatiquement documents et données aux systèmes et aux processus qui en ont besoin. 
 
  • Gérez le stockage, la récupération, la conservation et la destruction physique et numérique des documents. 
 
  • Faites progresser votre transformation numérique avec une gestion de l’information unifiée et intelligente.