ConnectKey® : la technologie de Xerox® qui transforme votre façon de travailler

26/04/2019

L'environnement de travail est continuellement en évolution. Les technologies et les processus qui étaient monnaie courante il y a cinq ou dix ans sont aujourd'hui considérés comme obsolètes et complètement dépassés. En plus de l'évolution des technologies, la génération des « millenials » fait son entrée sur le marché du travail. Cette génération qui représente les natifs du numérique est habituée à être mobile, connectée mais surtout toujours connectés! 

Les « millenials » s'attendent à ce que tous les processus soient rationalisés et transparents et si les entreprises veulent rester compétitives, elles doivent adopter de nouvelles technologies de pointe.
 
 
De nouveaux moyens inattendus d'être plus productifs
 

 

La technologie Xerox® ConnectKey® est la réponse de Xerox à cet environnement de bureau en constante évolution. Une imprimante ou un multifonction Xerox devient l’assistant de travail intelligent d’aujourd’hui, qui ne se contente pas de copier, numériser, télécopier ou imprimer, mais qui traduit, partage et crée des documents électroniques en quelques gestes simples sur l’écran. La technologie ConnectKey fait tout cela avec la connectivité cloud.
L’utilisateur peut ainsi dire adieu aux informations dispersées, aux processus décousus, aux périphériques isolés et au support non structuré.
 
 
La technologie ConnectKey se transforme et s’adapte au bureau et partout où les employés travaillent, ce qui leur donne la liberté d’être plus productifs et de relever les nouveaux défis commerciaux à mesure qu’ils se présentent.
 
La technologie ConnectKey en action
 
 
Rationaliser le flux de travail
 
 
Consacrer plus de temps à la gestion de son entreprise et moins de temps à la gestion de documents.
 
Mission 
Comment un fabricant passe moins de temps à gérer ses documents et plus de temps à gérer son activité
 
Défi
Un fabricant de taille moyenne avait du mal à gérer les documents papier. La directrice du département de gestion des documents, passait des heures à essayer de localiser les documents papier mal classés et perdus, ce qui nécessitait souvent des déplacements fastidieux vers une installation de stockage hors site. En plus, il n'y avait pas de plan formel de reprise après sinistre.
 
Solution 
À l'aide d'un logiciel de gestion de documents, la société a numérisé et digitalisé ses enregistrements à l'aide d’un multifonction compatible avec la technologie Xerox® ConnectKey®. Les employés bénéficient depuis d'un accès immédiat et sécurisé aux documents numériques à l'aide de leurs identifiants. Plusieurs utilisateurs peuvent ainsi accéder au même document mis à jour simultanément, ce qui simplifie le flux de travail. Les enregistrements sont répliqués dans le cloud pour la récupération après sinistre, offrant un temps de disponibilité de 99% et un accès partout dans le monde.
 
En action:

      1- La simplicité à son meilleur

Placer les documents dans le chargeur de documents du multifonction Xerox® et cliquer sur l'icône Scan sur l'écran tactile.

      2- Une intuitivité naturelle

Sélectionner les options de numérisation, répondre à deux questions à partir du menu déroulant, entrer un numéro de fichier unique et cliquer sur "Démarrer" pour numériser des documents.
 
      3- Orientée solutions 
Une fois tous les enregistrements numérisés, il est possible d’accéder à tous les documents à partir de son ordinateur, de sa tablette ou de son smartphone
 
      4- Facile d'accès
Les utilisateurs peuvent facilement localiser et imprimer des documents à partir de tout périphérique prenant en charge la technologie Xerox® ConnectKey® (grâce à une application d'impression). Il suffit de sélectionner le bouton "Imprimer depuis IMS" sur l'interface à écran tactile, répondre aux questions de recherche relatives au document en question, puis cliquer sur "Imprimer".
 
Imprimer à partir du cloud
 
Télécharger, numériser, imprimer, partager et traduire des documents de son appareil mobile vers le multifonction.
 
Mission 
Comment les cadres itinérants d’une grande entreprise impriment en toute sécurité où qu’ils soient avec les solutions d’impression en nuage.
 
Défi
Une grande entreprise avec une clientèle nationale dans plusieurs bureaux. Un flux constant de cadres se rend dans ces endroits et ils doivent imprimer des documents en toute sécurité, souvent finalisés à la dernière minute, où qu'ils soient, tout en respectant les réglementations en matière de sécurité des documents.
 
Solutions
Le logiciel de gestion d’impression d’entreprise basé sur le cloud permettra à ces dirigeants de tirer l’impression en cloud de n’importe quel multifonction compatible avec la technologie Xerox® ConnectKey® dans l’environnement d’impression. Ce faisant, ils renforcent également la sécurité des documents en exigeant une authentification pour les fonctions d'impression / numérisation et de copie.
 
En action:
 
      1- Polyvalence en mouvement
Un responsable d’une entreprise est dans un avion pour se rendre à un autre bureau de sa société dans une autre ville et sa présentation n’est pas encore prête.
 
      2- Prêt pour la performance
À son arrivée dans l’autre ville, la présentation, qui contient des informations confidentielles, a été finalisée. Il se connecte au réseau, localise les documents et envoie le travail à imprimer.
 
      3- Pratique et accessible
Le responsable en déplacement localise un multifonction près de son bureau temporaire et utilise sa carte d'accès au bâtiment pour s'identifier auprès de l'imprimante
 
      4- Service sûr, confidentiel et fiable
En tant qu'utilisateur authentifié, le Monsieur imprime sa présentation en toute sécurité et se rend à la réunion avec ses collègues.
 
Créer des documents électroniques
 
 
Convertir les enregistrements papier en version numérique et y accéder de partout grâce à la connectivité cloud.
Mission 
Comment une entreprise de services a développé un système pour améliorer les flux de travail
 
Défi
Lorsque les clients arrivaient avec des dossiers en papier, le prestataire de services de taille moyenne nécessite un moyen de transformation du papier en format numérique et de passer à un système de dossiers électroniques.
 
Solution
Numériser tous les documents des clients sur un mulitfonction doté de la technologie Xerox® ConnectKey® pour les digitaliser, puis stocker ces documents électroniques dans un référentiel central sur le cloud. Les dossiers électroniques deviennent accessibles facilement et immédiatement et mis à jour en continu avec de nouvelles informations tout en préservant leur confidentialité.
 
En action:
 
      1- Informations prêtes
Une fois identifié pour accéder au multifonction compatible avec la technologie ConnectKey® pour se conformer aux exigences de sécurité et de confidentialité, l’utilisateur peut parcourir le dossier du client en question.
 
      2- facilement actualisable 
Sélectionner le dossier en question et scanner les Nouvelles informations pour les ajouter à son dossier.
     
3- Adaptable à l'évolution des demandes
En cas de besoin ou de demande, il est possible de retrouver facilement et rapidement toutes les informations relatives à ce client et ce, pour consultation ou impression.
 
      4- Disponibilité à l'échelle de l'entreprise
Tout intervenant autorisé au niveau de l’entreprise peut accéder à ces informations et les enrichir.
 
Utiliser des applications
 
Une banque remplace les tâches manuelles fastidieuses par des applications personnalisées qui accélèrent les processus.
 
Mission 
Comment une entreprise peut réussir à réduire le temps de gestion de ses factures de 75%
 
Défi
Habituellement, le traitement des factures est manuel et fastidieux: réception des factures, numérisation des factures, une à la fois, retour au bureau, ouverture de chaque PDF, puis extraction et saisie manuelle des données de facturation dans le système ERP de la société.
 
Solution 
Pour numériser des documents et automatiser le flux de travail, chaque entreprise dispose de sa propre solution: une application pour cette tâche s’installant facilement sur les multifonctions compatibles avec la technologie Xerox® ConnectKey® ainsi que sur les appareils mobiles des employés. Avec sa nouvelle application personnalisée, l’entreprise réduira le temps de traitement des factures de 40 heures par mois à seulement 10 heures par mois.
 
En action:
 
      1- Prêt à effectuer
L’employé doit traiter les factures quotidiennes de son entreprise. Il se dirige vers le multifonction Xerox® et charge un certain nombre de factures dans le chargeur.
 
      2- Tâches quotidiennes simplifiées
L’employé clique sur le bouton de numérisation et les factures vont directement dans le système et le travail est terminé!
 
      3- Conçu avec l’efficacité pour but
Grâce à l'application personnalisée de son entreprise, l’employé met quelques secondes à exécuter ce travail, ce qui lui permettra de passer à d'autres tâches et de garder le multifonction libre pour ses collègues.
 
      4- Processus opérationnels améliorés
L’application personnalisée de l’entreprise permet d’accroître l’efficacité, de réduire les coûts, d’accélérer les bénéfices et d’engendrer des employés plus heureux.