Des solutions d’automatisation des flux administratifs du secteur de l’éducation

24/07/2020

 

Entre les milliers de demandes que les établissements reçoivent chaque année et le grand nombre de dossiers qu'ils doivent conserver pour les anciens et actuels étudiants, les institutions éducatives sont responsables d'une très grande quantité de documents.

 

 

Malgré le volume écrasant de documents dans tous les départements des institutions éducatives, de nombreuses institutions en sont encore au point de penser à faire la transition des processus manuels sur papier malgré le fait qu’ils augmentent leurs charges et diminuent la productivité de leurs équipes

Ces processus à forte intensité de documents qui dominent les écoles, lycées et universités à travers le pays contrastent fortement avec le monde numérique de plus en plus rapide dans lequel vivent les élèves et étudiants. 
Ces derniers ont en effet, un accès illimité à l'information à portée de main et ils s'attendent à la même vitesse d'accessibilité à leurs dossiers scolaires ou contenu éducatif.
 
Une fois ces faits annoncés, les écoles, lycées et universités à travers tout le pays devraient se lancer dans la transformation numérique pour répondre aux exigences de leur corps étudiant et même professoral.
 
GES grâce à son partenaire Xerox, relève ce défi avec la mise à disposition de sept nouvelles solutions de flux de travail pour l'enseignement qui transformeront les tâches répétitives, sujettes aux erreurs et fastidieuses en processus hautement précis et automatisés qui permettent d'économiser du temps et de l'argent, d’augmenter donc la productivité et surtout d’améliorer le niveau de satisfaction des élèves, lycéens, étudiants, du personnel administratif et des enseignants et professeurs!
 
 
 
  • Solution d'automatisation du flux de travail Xerox pour le traitement des admissions: Une solution qui automatise les processus papier pour éliminer les retards en permettant aux bureaux d'admission de traiter les demandes et de renvoyer rapidement les lettres d'acceptation aux candidats sélectionnés
 
  • Solution d'automatisation des flux de travail de Xerox pour le volet financier: En remplaçant les processus papier à forte intensité de temps par les solutions d'automatisation des flux, les universités peuvent gérer les dossiers plus vite, ce qui se traduit par des taux et des délais d'acceptation des étudiants plus élevés et plus rapides afin d’atteindre les objectifs d'inscription.
 
  • Solution d'automatisation des flux de travail Xerox pour le traitement des inscriptions: Lorsque les étudiants arrivent au bureau de leur bureau de scolarité pour changer de classe, d’orientation ou demander un conseil académique, ils s'attendent à un service rapide et pratique peuvent être facilement frustrés par les retards

Cette solution soulage le personnel du bureau de scolarité en charge du traitement des documents papier, afin qu'il puisse se concentrer sur les responsabilités les plus pressantes face aux élèves/étudiants.

 
  • Solution d’automatisation des flux du conseil aux étudiants: Une solution qui permet de garantir que tous les dossiers des étudiants soient approfondis, précis et entièrement mis à jour en étant centralisés, améliorant ainsi la qualité et le niveau de personnalisation du conseil que le personnel est en mesure de fournir aux étudiants.
 

 

  • Solution d'automatisation du flux de travail de Xerox pour la facturation des frais d’inscription: les processus manuels, basés sur le papier, peuvent créer des lourdeurs lors de l'émission des factures, de la génération des rapports, du dépôt de la documentation des reçus et de la mise à jour des systèmes financiers

Avec cette solution, les comptables, financiers et autres intervenants concernés peuvent fournir un service client rapide et supérieur, ce qui augmente les revenus et les coûts administratifs.

 
  • Solution d'automatisation des flux de travail de Xerox pour la capture et l'évaluation des relevés de notes: Avec de plus en plus d'étudiants qui traînent des crédits existants de cours de niveau précédent, cette solution est la réponse idéale pour les universités qui cherchent des alternatives fiables et automatisées à la saisie manuelle des données de cours l'étudiant dans le système d'information.
 
  • Solutions d'automatisation des flux de travail Xerox pour les activités sportives: la conformité est une priorité majeure pour les départements sportifs des institutions éducatives. Qu'il s'agisse d’un certificat médical avec des restrictions ou tout autre document médical, cette solution permet aux services sportifs de maintenir des dossiers soignés facilement accessibles et mis à jour.
 
 
 

La valeur de ces sept solutions de flux de travail pour l'enseignement réside non seulement dans les économies de temps et de coûts, mais également dans la satisfaction accrue des étudiants et l'amélioration de l'expérience qu'ils créent à l'échelle du campus.

N’hésitez pas à contacter les équipes commerciales de GES qui se feront un plaisir de venir étudier vos flux de travail et vous proposer LA ou LES solutions qu’il vous faut pour optimiser vos processus, réduire vos coûts et fidéliser vos élèves/Lycéens/étudiants.