Impression mobile : passez au niveau supérieur

23/10/2020

 

Le mobile est aujourd’hui omniprésent, et nous participons tous au phénomène.
D’ailleurs, dans quelques années, les travailleurs mobiles représenteront la majorité de la main-d’œuvre
 
C’est une excellente nouvelle parce que la mobilité est avantageuse pour les affaires et joue même un rôle essentiel dans la transformation numérique.
 
Le personnel mobile ou travaillant à domicile doit pouvoir consulter et imprimer des documents depuis n’importe où, à tout moment et sur n’importe quel appareil
Mais il faut noter que l’impression mobile s’inscrit dans un contexte bien plus large qui implique également les processus documentaires et les workflows mobiles.
 
Dans le guide pratique qui suit, vous allez découvrir comment les appareils multifonction intelligents et les services de gestion d’impression (MPS) peuvent vous aider à exploiter le formidable potentiel du mobile, en maintenant l’équilibre délicat entre, d’un côté, productivité et convivialité et, de l’autre, contrôle et sécurité.
 
 
 
L’ère de la mobilité
 
Le constat qui s'impose est que les travailleurs mobiles ne représentent plus une minorité et notamment suite aux conséquences de la pandémie COVID-19 qui a fait que le télétravail s’est démocratisé.
 
Même si vous travaillez dans un bureau, vous avez sûrement déjà consulté vos e-mails professionnels sur votre smartphone, vous avez certainement établi une connexion à distance au réseau de votre entreprise pour télécharger un document de manière sécurisée et peut-être même participé à une conférence téléphonique sur votre tablette ou smartphone.
 
Le mobile est aujourd’hui omniprésent et nous participons tous au phénomène.
 
Les chiffres estimés des travailleurs mobiles aux Etats-Unis, atteignent même les trois-quarts de la main d’œuvre totale.
 
Cet indicateur démontre que le personnel est devenu plus flexible, plus heureux au travail et certainement bien plus productif!
 
" Mobilité rime aujourd’hui avec productivité, sur le lieu de travail comme en dehors. "  
Brian Bassett, analyse de recherche chez IDC.
 

 

De l’impression mobile au workflow documentaire
 
Le personnel mobile ou travaillant à domicile doit pouvoir consulter et imprimer des documents depuis n’importe où, à tout moment et sur n’importe quel appareil.
 
Il est temps que les entreprises pensent à intégrer leurs workflows mobiles à leurs processus métier existants. Et bien que l’impression soit importante, elle s’inscrit dans un contexte beaucoup plus vaste.
 
Il ne s’agit pas seulement de production documentaire, mais de processus documentaires et l’enjeu consiste à élaborer une stratégie qui facilite la productivité.
 
Nous nous éloignons du domaine du document pour nous rapprocher de celui de l’information – le moteur de toute organisation, quelle que soit sa taille.
 
Vous pourriez par exemple remplacer vos formulaires papier par des formulaires mobiles, laissant ainsi le temps à vos collaborateurs de recueillir les données pendant leurs déplacements et les intégrer plus rapidement à vos systèmes.
 
Mais en analysant le processus dans lequel s’inscrit ce formulaire, vous découvrez à quelle étape du workflow ils peuvent avoir besoin de l’imprimer, quel chemin suit le document et où se situent les dysfonctionnements. Et vous pouvez ensuite intégrer ces problématiques à votre stratégie mobile.
 
 
 
Faites connaissance avec le "document hybride"
 
À l’ère du numérique, nous devons redéfinir le concept de document.
 
Prenons l’exemple d’un contrat...
  1. Dans un premier temps, il est consulté et rempli en ligne
  2. Il est ensuite imprimé pour être signé
  3. Enfin, il peut être numérisé.
Pour bien gérer ces documents hybrides, il vous faut une analyse détaillée de votre workflow.
 
Vous découvrirez ainsi comment les documents sont créés, déplacés et modifiés au fur et à mesure qu’ils arrivent entre les mains de vos collaborateurs et de vos clients. 
 
Veillez à ce que votre fournisseur de services d’impression soit en mesure de vous aider à naviguer cette interaction entre papier et numérique.
 

 

Sécurité et mobilité : un équilibre délicat
 
Vous avez tout à gagner à donner à vos équipes mobiles les moyens d’être plus productives.
 
Mais productivité et convivialité doivent aller de pair avec contrôle et sécurité.
 
Une solution d’impression mobile robuste facilite la connectivité sans compromettre la sécurité et l’intégrité de vos documents et de votre réseau.
 
 
Une stratégie de sécurité documentaire doit intégrer certaines bonnes pratiques comme :
 
  • La mise en attente sécurisée des documents jusqu’à ce que l’utilisateur se connecte pour lancer l’impression
  • Des politiques d’accès qui bloquent ou autorisent l’impression mobile
  • L’authentification LDAP pour l'identification et la gestion des utilisateurs
  • Des lecteurs de carte sécurisés pour l’impression à la demande (« pull printing »)
 
Plus important encore, une solution d’impression mobile et de workflow documentaire ne devrait pas alourdir la tâche des équipes informatiques en entraînant une augmentation du nombre de demandes de support.
C’est l’un des avantages de faire appel à un fournisseur de services de gestion d’impression. C’est lui qui gère le poids du support.
 
 
 
Une expérience intégrée pour les utilisateurs mobiles
 
Une utilisation simple va encourager l’adoption de solutions mobiles, mais en quoi consiste-t-elle exactement ?
 
Pour les utilisateurs mobiles, c’est une solution qui leur permet d’imprimer aussi simplement qu’en appuyant sur un bouton, sans configuration ni manipulation complexe.
 
Elle ne doit nécessiter aucun téléchargement de pilote d’impression. Le réglage des préférences et la sélection des supports doivent également s’effectuer de manière simple et intuitive.
Concrètement, imprimer un document depuis votre smartphone devrait être aussi simple qu’envoyer un e-mail.
 
Par ailleurs, votre solution doit être multiplateforme et dotée d’une appli mobile compatible iOS, Android et Windows.
 
Enfin, vos utilisateurs mobiles doivent pouvoir imprimer sans difficulté des fichiers complexes ou volumineux (feuilles de calcul, PDF, présentations).
 
En résumé, imprimer sur la route doit être aussi simple qu’imprimer au bureau. Et vos clients et visiteurs doivent pouvoir imprimer des documents sur votre site de manière fluide, rapide et sécurisée.
 

 

L’émergence des appareils multifonction intelligents
 
Vous devez voir les imprimantes intelligentes modernes comme des assistants qui vous font gagner du temps et notamment les gammes d’imprimantes et multifonctions Xerox équipées de la technologie Xerox® ConnecetKey®.
 
Maintenant, imaginez que tous ces appareils partagent une même interface utilisateur.
 

 

Grâce à des applications standard et personnalisées, la technologie s’adapte à vos besoins, et non l’inverse. Elle vous aide à intégrer vos workflows papier et numérique et à les faire progresser de manière rapide et sécurisée.
 
Vos collaborateurs travaillent ainsi plus vite et ont plus de temps à consacrer à des tâches à forte valeur, au bureau ou sur la route.
 
Ces fonctionnalités poussent la mobilité de votre personnel vers de nouveaux sommets:
 
  • Options d’impression mobile:

La possibilité de se connecter et d’imprimer depuis plusieurs appareils est un impératif pour les travailleurs d’aujourd’hui.

Certains fournisseurs de services de gestion d’impression (MPS) proposent des options d’impression exacte et sécurisée depuis la plupart des appareils mobiles vers n’importe quelle imprimante ou MFP, quel que soit son fabricant.
 
  • L’impression mobile via le Cloud

Elle permet une prise en charge à 100 % des emplacements locaux et à distance, et contrôle l’accès des visiteurs au parc d’impression.

Les offres varient des services de base gratuits à des solutions payantes plus pointues.
 
  • Lien mobile depuis une appli:
Certains fournisseurs MPS nouvelle génération proposent une application mobile gratuite qui permet aux travailleurs de numériser, d’envoyer par e-mail et de faxer des documents depuis un appareil mobile Android ou iOS vers certaines imprimantes multifonction. 
 
Grâce à cette appli, ils peuvent également envoyer des données vers une plate-forme de stockage et imprimer des documents depuis cet emplacement.
 
  • Imprimantes Wi-Fi:
Les travailleurs mobiles peuvent envoyer des documents depuis un appareil mobile vers certaines imprimantes et MFP sans se connecter au réseau.
 
 
 
Rejoignez dès aujourd’hui la révolution mobile
 
Avec plus de 8 milliards d’appareils dans le monde actuellement selon Cisco Visual Networking Inde et d’ici 2021, près de 11,6 milliards, la révolution mobile bat son plein.
 
Pour les entreprises de toutes tailles, cette tendance offre de formidables opportunités d’augmenter leur réactivité, leur productivité et leur prospérité.
 
Mais ces opportunités s’accompagnent aussi d’importants défis, car elles impliquent de s’adapter à une toute nouvelle façon de travailler.
L’impression mobile s’inscrit dans un contexte bien plus vaste qui inclut le workflow documentaire, les processus métier et l’accès à l’information.
 
Élaborer une stratégie de workflow et d’impression mobile intégrée est une étape clé, et la meilleure façon de faire le premier pas est de s’adresser à un fournisseur de services de gestion d’impression expérimenté.
 
Celui-ci vous aidera à tirer pleinement parti de la révolution mobile et à progresser dans votre transformation numérique.