L’utilité des solutions bureautiques

05/04/2019

 

Aujourd’hui, nous ne cherchons plus à commercialiser de simples imprimantes ou des multifonctions, nous proposons des solutions qui permettent de simplifier et automatiser les tâches quotidiennes, de mieux gérer les informations et optimiser l’investissement en matériel Xerox.
C'est le moment de rallier la révolution intelligente en adoptant les solutions bureautiques qui rendront les imprimantes et multifonctions encore plus intelligents qu’ils ne l’étaient déjà!
 
 
 
Pour mieux s’y retrouver, ci-après, une catégorisation des solutions disponibles selon leur utilité:
 
Comptabilisation, authentification et permissions

Des solutions pour contrôler, suivre et gérer les accès

Vous souhaitez: 

  • Sécuriser le système multifonctions uniquement pour contrôler les accès
  • Faire le suivi des copies 
  • Faire le suivi des impressions
  • Faire le suivi des numérisations 
  • Faire le suivi des télécopies (fax)
  • Faire le suivi d’autres fonctionnalités (téléphone, recherche, expéditions, etc…)
  • Faire le suivi des impressions effectuées via des appareils mobiles

Vous avez besoin de demander un code confidentiel à saisir sur le pilote pour l’authentification?

Vous avez besoin de réacheminement des travaux basé sur les politiques de l’entreprise?

Vous souhaitez restreindre l’impression selon le type d’application utilisé (page web sur un navigateur par exemple)?

Disposez-vous d’un parc d’imprimantes Xerox et non-Xerox nécessitant une authentification?

 
Gestion des périphériques 
 
Des solutions pour surveiller et gérer toutes les imprimantes et imprimantes multifonction depuis son bureau ou son smartphone. La productivité n’en sera qu’améliorée !
 
Devez-vous assurer la gestion des périphériques en réseaux pour des systèmes Xerox et autres?
 
Selon le ou les environnements d’exécution du logiciel dont vous disposez
 
Devez-vous procéder à une gestion des couleurs basée sur le Cloud?
 
Devez-vous procéder à des évaluations rapides des impressions, copies, numérisations et travaux couleur sur les périphériques du réseau?
 
Avez-vous besoin d’un pilote d’imprimante universel vous permettant d’utiliser toutes vos imprimantes, quel qu’en soit leur fabricant?
 
Souhaitez-vous fournir des relevés de compteur automatiques et commander des consommables à distance?
 
 
Gestion des documents
 
Des solutions permettant de scanner et de numériser des documents afin d'économiser de l'espace et réduire les déchets.
 
Devez-vous créer et gérer des archives numériques sur un ordinateur?
 
Devez-vous gérer votre contenu dans un espace d’archivage auquel toute votre entreprise peut accéder via le web ?
 
Devez-vous utiliser des fonctions d’amélioration des flux de travail, comme la segmentation (découpe d’un travail volumineux en petites parties pour faciliter son traitement sur l’imprimante), le
contrôle des flux, le routage conditionnel, les transformations, etc…
 
Devez-vous numériser puis distribuer les travaux d’impression sur plusieurs périphériques?
 
 
Numérisation des documents
 
Quel type de numérisation préférez-vous utiliser?
  • Numérisation vers courrier électronique uniquement
  • Envoi via le réseau et stockage dans un dossier ou espace d’archivage, en évitant de router le document via le serveur de messagerie
  • Numérisation dans le cadre d’un flux de travail à étapes multiples
  • Numérisation vers plusieurs destinations simultanément 
 
Quelle est la destination finale souhaitée pour le document numérisé?
  • Dossiers Windows 
  • DocuShare
  • Espace d’archivage de type Cloud (tel que Office 365, Googledocs, …)
  • Autre espace d’archivage de flux de travail ou de gestion documentaire
 
Que souhaitez-vous faire ces fichiers numérisés?
  • Stocker/archiver sous forme d’image uniquement au format jpg, tiff ou pdf.
  • Créer des contenus pouvant faire l’objet d’une recherche (les documents placés dans DocuShare ou SharePoint peuvent être trouvés par le moteur de recherche du système)
  • Convertir dans un format modifiable tel que Word, Excel, PowerPoint.
  • Ajouter des annotations ou des cachets 
  • Effectuer une reconnaissance ROC automatique sur une zone précise du document (par en extraite le numéro d’un client ou le nom d’un compte sur une facture)
  • Souhaitez-vous utiliser des pages de garde pour identifier la destination de routage du document?
  • Devez-vous combiner plusieurs fichiers de formats divers pour créer un seul travail d’impression?
  • Devez-vous permettre aux travaux de copie d’être numérisés vers le serveur d’impression  centralisé 
  • Ajouter des métadonnées, c-à-d associer des données supplémentaires au fichier image numérisé (nom, date, code du client, …)
  • Lire des codes à barres sur les documents
  • Censurer: c-à-d noircir certains passages ou certaines zones d’une page pour les rendre illisibles 
  • Supprimer les pages vierges des documents originaux
  • Automatiser le traitement des résultats d’enquêtes ou la notation d’épreuves
 
Quelles sont les fonctionnalités d’authentification requises?
  • Aucune 
  • Authentification réseau avec informations d’identification saisies sur l’interface utilisateur du système multifonctions 
  • Authentification réseau avec informations d’identification fournies par carte
 
 
Solutions de télécopie
 
Des solutions intégrant la fonction fax
 
Quelles sont les fonctions ou options de télécopie qui vous intéressent ?
  • 1 ligne de fax
  • Plusieurs lignes de fax
  • Analogue 
  • Fax réseau/serveur 
 
Avez-vous besoin d’un service de télécopie basé sur le Cloud
 
Devez-vous distribuer des informations via des plateformes multiples (courrier électronique, télécopie, téléphone, …)
 
Solutions mobiles 
 
Fournir aux employés mobiles d'aujourd'hui des moyens simples et sans tracas d'imprimer quand, où et comme ils le souhaitent.
 
Quelle est la taille du site de votre entreprise?
  • Bureau à domicile: 1 à 3 utilisateurs et un périphérique d’impression
  • Petit bureau: 3 à 9 utilisateurs et 1 à 3 périphériques d’impression
  • Taille moyenne:  + de 6 utilisateurs et + de 2 périphériques d’impression
  • Grande entreprise: de nombreux utilisateurs et de nombreux périphériques d’impression
 
À partir de quels appareils mobiles devez-vous lancer vos impressions?
  • Ordinateur de bureau ou portable Windows ou Macintosh
  • Appareils Apple iOS (iPad, iPhone ou iPod)
  • Appareils, smartphones et tablettes Android
  • Blackberry 
  • Courriers électroniques envoyés par tout appareil doté de fonctions de messagerie (Linux, UNIX ou autres)
 
À partir d’où devez-vous lancer l’impression de vos documents?
  • Partout à l’intérieur du réseau
  • Uniquement à l’intérieur du pare-feu
  • N’importe où: téléphone portable, 3G, 4G, sites distants, …
 
Sur quels périphériques devez-vous imprimer?
  • Imprimantes et/ou systèmes multifonctions Xerox 
  • Imprimantes et/ou systèmes multifonctions d’autres marques
 
L’intégration de l’impression mobile avec les fonctionnalités suivantes vous est-elle nécessaire?
  • Comptabilisation standard Xerox
  • Xerox Secure Access
  • Logiciel de comptabilisation analytique (Equitrac, Yoft, …)
  • Authentification et contrôles d’accès​

 

Répondez à ces questions et discutez en avec l'équipe commerciale de GES qui reste à votre disposition pour mieux comprendre vos besoins et vous proposer la ou les solutions qui vous correspondent le mieux.

Vous pouvez consultez plus en détails les solutions disponibles: SOLUTIONS BUREAUTIQUES