La gestion des documents

13/12/2019

L'importance du workflow documentaire

 

Même avec les révolutions du mobile et du cloud que nous vivons actuellement, plus d'un tiers des processus sont toujours pilotés par les documents. Et près des trois quarts des petites et moyennes entreprises affirment que l'impression est essentielle à leurs activités. (Selon une enquête de l'IDC)
 
En fait, l’impression représente en moyenne 15% du budget global d’une PME; si vous avez mille dinars à dépenser pour l'informatique, cela équivaut à 150 DT. Par ailleurs, elle représente au moins 12% des ressources informatiques.
Si ces chiffres vous surprennent, rassurez-vous, vous n'êtes pas le (la) seul(e).
 
Comme vous le découvrirez ci-après, la plupart des gens sous-estiment le montant qu’ils ou elles dépensent réellement pour la gestion de leurs documents.
 
Les gens ne réalisent pas non plus les diverses inefficacités qui affectent leur productivité et utilisent leurs ressources informatiques. Il y a donc un gros coût caché pour les documents non gérés.
 
La bonne nouvelle est qu'il y a de grandes économies et des gains d'efficacité à réaliser si vous faites les choses correctement.
 
Et nous vous aiderons pour y arriver.
 
 
Comment en sommes-nous arrivés là?
 
Avant de nous plonger dans les détails de la solution, examinons rapidement la situation… 
 
La gestion des documents est souvent négligée…
 
La plupart des entreprises ne lui accordent pas l'attention qu'elle mérite. Et se retrouvent en conséquence, avec des dépenses inutiles et des problèmes inattendus qui absorbent leurs ressources informatiques et rendent ainsi, les utilisateurs moins productifs.
 
Les coûts difficiles commencent à s'additionner…
 
Sans gouvernance ni processus en place, les entreprises dépensent souvent beaucoup plus en papier, imprimantes, imprimantes multifonctions (MFP) et toner. Et c ’est en particulier, la prolifération des imprimantes bon marché qui commence à coûter, à long terme, beaucoup plus cher à l'entreprise que quiconque ne l’aurait jamais pensé.
 
Les coûts qui font des ravages…
 
Lorsque les processus de documentation sont lents et maladroits, la productivité des employés en pâtit. De plus, il a été estimé que de 40 à 60% des appels au Helpdesk informatique liés à l'impression commencent également à coûter en termes de temps.
 
En bref: il y a énormément à faire pour s’améliorer.
 

 

S'auto-évaluer
 
Avant de pouvoir optimiser votre environnement d'impression et le gérer de manière plus simple et plus efficace, vous devez être en mesure d'évaluer son état actuel.
 
Commencer se résume en fait, à répondre à trois grandes questions.
 
1 - Combien d'imprimantes et de MFP possédez-vous?
 
Cela peut sembler une question assez facile, mais c'est en fait une question à laquelle la plupart des gens se trompent. 
Il a été constaté, d’après une étude Xerox, que les responsables informatiques présentent généralement une estimation de leur parc d'imprimantes inférieure de 70% à ce que dont ils disposent réellement. Et près de 60% des appareils qu'ils pensent être utilisés ont déjà été retirés ou remplacés.
 
Étant donné que personne ne contrôle ou ne suit ces mouvements, la plupart des listes sont obsolètes.
 
Déterminer avec précision la taille ou le volume de votre environnement d'impression est la première étape cruciale que vous devez effectuer afin de comprendre comment et où vous pouvez économiser.
 
Cela signifie connaître:
  • Le nombre d’imprimantes et d’imprimantes multifonctions dont vous disposez – celles qui sont à la fois partagées et les locales.
  • Combien de marques différentes de périphériques d'impression vous avez
Une fois que vous disposez de ces informations, vous pouvez commencer à déterminer le nombre d'imprimantes dont vous avez réellement besoin et le nombre de fournisseurs différents avec lesquels vous traitez le mieux.
 
 
2. Où sont localisées les imprimantes et les MFP?
 
L'étape suivante consiste à identifier où se trouvent les appareils et s'il est logique qu'ils soient là où ils se trouvent.
 
Sauf si vous avez déjà effectué un exercice similaire, il est peu probable que ce soit le cas. Donc, lorsque vous examinez la disposition de votre bureau, posez vous les questions suivantes pour déterminer si vos imprimantes sont idéalement situées:
 
Les imprimantes partagées sont-elles bien placées?
 
Choisir le bon endroit pour une imprimante partagée plus grande signifie comprendre jusqu'où les gens seront prêts à aller pour récupérer leurs travaux d'impression et s'il y a ou non une imprimante partagée à leur portée. Une fois que vous aurez observé cela, vous aurez une meilleure idée de la façon dont vous pouvez optimiser le nombre d'imprimantes partagées disponibles pour votre personnel d'une manière qui maximise la commodité et minimise les coûts.
 
Comment les gens les utilisent-elles?
 
Dans différentes équipes et parties du bureau, il existe différentes exigences et contraintes pour le flux de travail des documents. Une réception peut ne nécessiter qu'une seule imprimante pour un grand nombre d'utilisateurs potentiels. Et les RH peuvent avoir besoin de leur propre imprimante ou MFP pour gérer les documents confidentiels. Dans ce cas-là, l'équilibre que vous recherchez consiste à garantir que tout le monde a facilement accès à une imprimante, mais seuls les quelques groupes qui ont vraiment besoin d'une imprimante privée peuvent en obtenir une.
 
Combien de personnes nécessitent une impression mobile?
 
Pendant que vous étudiez la façon dont différents groupes utilisent vos imprimantes, il est également utile de savoir combien d'entre eux bénéficieraient de l'impression mobile et des intégrations plus faciles avec les référentiels cloud. S'il est clair qu'un grand nombre d'utilisateurs bénéficieraient de la connectivité cloud et mobile, eh bien, vous saurez quoi viser.
 

 

3. Quels sont les workflows?
 
La dernière grande question que vous devez vous poser lors de la définition de l'échelle et de la nature de vos besoins en matière de gestion de documents concerne les flux de travail que les gens utilisent pour votre infrastructure d'impression.
 
Comme déjà mentionné, plus d'un tiers des processus métier sont basés sur des documents. Ne cherchez donc pas à les saisir tous dans votre évaluation initiale.
En lieu et place, choisissez trois processus importants (telles les commandes à payer) qui reposent sur des documents, puis créez un aperçu approximatif du flux de travail nécessaire pour les clôturer. Si vous en avez besoin, accompagnez-vous de quelqu'un d'un autre service pour bien faire les choses.
 
Une fois le processus tracé, demandez-vous:
 
  • Toutes les étapes doivent-elles être effectuées manuellement ou pouvons-nous utiliser nos MFP pour en automatiser certaines?
  • Avons-nous besoin de couches de sécurité supplémentaires pour protéger le flux de documents tout au long de ce processus?
  • Ces documents doivent-ils être imprimés en couleur?
 
Checklist de la gestion des documents
 
Une liste de contrôle d'auto-évaluation rapide et facile pour vos processus documentaires
 
Maintenant que nous avons précisé les grandes questions auxquelles vous devez répondre pour définir vos besoins en gestion de documents, testons votre maîtrise de ce sujet…
 
1 Cartographie de votre environnement d'impression
  • A- Combien d'imprimantes, copieurs et MFP possédez-vous?
  • B- Combien de marques d'imprimantes, scanners, copieurs et MFP utilisez-vous?
 
2 Rapports utilisateur/imprimante
  • A- Combien d'utilisateurs moyens par imprimante ou MFP?
  • B- Quelle distance parcourent les utilisateurs pour rejoindre les imprimantes partagées?
  • C- De combien d’imprimantes «personnelles» disposez-vous?
 
3 Maîtriser les coûts fixes
  • A- De combien d'imprimantes couleur disposez-vous?
  • B- Combien de personnes ont réellement besoin de couleur?
  • C- Combien de personnes achètent des cartouches de toner pour les imprimantes?
  • D- Les paramètres économiques sont-ils les mêmes pour tous vos appareils?
  • E- Combien d'imprimantes passent en mode basse consommation lorsqu'elles ne sont pas utilisées?
  • F- Les imprimantes sont-elles utilisées le week-end?
 
4 Contrôle des coûts accessoires
  • A- Quel pourcentage de vos appels au service d'assistance sont liés à l'impression?
  • B- Combien de fournisseurs d'impression et de factures connexes gérez-vous et traitez-vous chaque mois?
 
5 Sécuriser votre environnement
  • A- Vos imprimantes sont-elles configurées pour publier uniquement des documents après que les utilisateurs les confirment (pull printing)?
  • B- Vos MFP vous donnent-ils le moyen de suivre les utilisateurs, les documents et le moment où les travaux ont été exécutés?
  • C- Combien d'imprimantes contiennent des documents dans le bac de l'imprimante?
 
6 Connexion de votre environnement au workflow
  • A- Si les utilisateurs ont besoin d'imprimer à partir d'applications cloud telles que SharePoint, Dropbox, etc., combien d'étapes doivent-ils suivre pour y arriver?
  • B- Êtes-vous configuré pour l'impression mobile?
  • C- Avez-vous des classeurs remplis de copies papier que vous n'avez pas légalement besoin de conserver?
  • D- Combien de temps vous faut-il pour configurer une toute nouvelle imprimante ou MFP?
 
Une fois que vous avez une compréhension détaillée de votre environnement d'impression, vous pouvez vraiment commencer à trouver des améliorations. 
 
Utilisez donc cette liste de contrôle pour avoir une meilleure idée de ce à quoi cela ressemble maintenant, puis utilisez les conseils de la section suivante pour savoir quoi viser.
 
 
 
Comment bien le faire? 
 
Tenez compte de ces meilleures pratiques pour découvrir les gains d'efficacité et les économies dont votre entreprise a besoin
 
1- Des conseils pour aider votre équipe à mieux travailler
 
  • Numérisez les workflows
 
Débarrassez-vous des étapes répétitives nécessaires aux processus courants. 
Vous pouvez créer des flux de travail numériques à  1 unique touche (tels que numériser une facture et l'enregistrer dans un dossier partagé spécifique) à l'aide de l'interface du panneau avant de votre MFP.
Ensuite, une fois que vous avez défini le flux de travail, vous pouvez l'enregistrer en tant qu '«application» afin que les utilisateurs puissent terminer ces tâches en une seule étape.
 
  • Intégration mobile
 
Offrez à vos utilisateurs des moyens plus simples de se connecter et d'imprimer, depuis n'importe quel appareil, n'importe où et à tout moment. 
Choisissez une solution multiplateforme qui s'intègre à vos applications habituelles et rend l'impression aussi simple que l'envoi d'un e-mail. Au cours de ce processus, vous éliminerez la nécessité pour certains utilisateurs d'installer des solutions tierces, ce qui alourdit la charge du support informatique et peut créer des problèmes de sécurité.
 
  • Intégration avec le cloud
Supprimez les étapes inutiles en intégrant votre infrastructure d'impression dans de nouveaux outils de productivité et de stockage cloud tels que Dropbox et Google Apps for Work. La plupart des utilisateurs doivent généralement utiliser la messagerie électronique ou leurs ordinateurs de bureau pour envoyer des commandes d'impression, même s'ils utilisent déjà ces applications cloud. 
En intégrant ces applications à vos imprimantes, vous supprimez une étape du processus et libérez vos utilisateurs pour qu'ils se connectent à tous les systèmes dont ils ont besoin.
 
  • Améliorez votre sécurité
L'une des principales raisons d'optimiser le flux de travail de vos documents est la sécurité. Les documents laissés dans les bacs d'impression peuvent avoir une sensibilité interne ou commerciale. La sécurité du réseau peut être compromise par des applications tierces non autorisées téléchargées pour permettre l'impression mobile.
Les disques durs des imprimantes multifonctions peuvent également contenir des données sensibles qui doivent être effacées après l'impression.
 
Le BYOD – Bring Your Own Device/ Prenez vos appareils personnels – augmente la complexité de la gestion des appareils, à la fois autorisés et non autorisés. La réalisation d'une analyse complète de votre flux de travail documentaire vous aidera à éliminer ces problèmes et à fonctionner de manière plus sécurisée.
 
2. Conseils pour libérer votre personnel informatique et garder le contrôle
 
Dans le monde entier, les PME consacrent 12% de leurs ressources informatiques au support d'impression, un chiffre qui atteint 17% aux États-Unis.
Le plus grand défi auquel les petites et moyennes entreprises sont confrontées est le contrôle des coûts permanents. 32% des PME disent que le support lié à l'impression est en augmentation.
 
Voici quelques stratégies que vous pouvez utiliser pour réduire la charge du support informatique:
 
  • Externaliser votre helpdesk d'impression
Réduire le fardeau des 40% d'appels du support technique liés à l'impression qui font perdre du temps aux services informatiques et aux employés commence par des flux de travail plus intelligents. Mais si vous voulez vous épargner ces appels, envisagez d'externaliser votre service d'assistance d'impression à un expert.
 
  • Commander des fournitures de manière proactive
Vos imprimantes multifonction peuvent vous alerter, vous ou vos partenaires informatiques, lorsqu'ils manquent de toner. Cela contribue grandement à éliminer les déchets causés par différentes personnes achetant du toner et des fournitures à différents moments.
 
  • Simplifiez la configuration
Au lieu de configurer et d'installer manuellement chaque nouveau MFP, vous pouvez simplement «cloner» les configurations d'une machine précédente et les appliquer à toutes les nouvelles. C'est plus rapide, plus facile et vous épargne les risques d’erreur.
 
  • Dépannez à distance
Au lieu de vous précipiter vers les utilisateurs en cas de panne, choisissez des MFP qui vous permettent de les dépanner depuis votre ordinateur.
 
Découvrez les avantages des services d'impression gérés
 
Compte tenu de l'importance du flux de documents pour les entreprises et de la nature complexe des environnements d'impression, il peut être judicieux d'externaliser l'ensemble du processus à un partenaire.
 
Un fournisseur de services d'impression gérés - MPS gérera de manière transparente votre infrastructure d'impression, vous permettant de vous concentrer sur les affaires. Cela offre des avantages significatifs aux entreprises de toutes tailles:
 
  • Un point de contact unique pour tous les problèmes de gestion d'impression
  • Tranquillité d’esprit sachant que vous surveillez, gérez et optimisez l’ensemble de votre environnement d’impression, quelle que soit la marque
  • Un mélange optimisé d'appareils, offrant un équilibre qui sert au mieux vos employés et votre budget
  • Une expérience d'interface utilisateur commune pour la cohérence entre les bureaux, des échanges à chaud faciles et une faible courbe de formation
  • Une approche proactive qui résout rapidement les problèmes de gestion d'impression et assure un réapprovisionnement constant des fournitures
  • Une feuille de route pour l'avenir, comprenant l'automatisation continue des tâches de routine et le passage des processus papier aux processus numériques
 
 
 
Bien gérer la documentation
 
Il est important de noter que malgré l'essor constant du mobile, du cloud et de la virtualisation, les documents restent la pierre angulaire de l'entreprise et sa bonne gestion devient indispensable.
 
La gestion de vos processus documentaires est ainsi essentielle pour améliorer le fonctionnement de vos collaborateurs.
Alors que la plupart des infrastructures d'impression non gérées et négligées sont généralement pleines de gaspillage et d'inefficacité, il n'est pas nécessaire de prendre du temps ou de compliquer la résolution de tous ces problèmes.
 
Les étapes décrites vous aideront à démarrer et vous permettront de réaliser des économies, d'améliorer l'efficacité et de 
réduire vos coûts de support informatique.
 
Le résultat
 
Vos employés seront plus productifs, votre personnel informatique pourra se concentrer sur ce qui est important et les informations circuleront dans l'entreprise de manière plus rapide, plus intelligente et plus efficace.

 

 

 

Passez au niveau suivant
 
Les équipes commerciales de GES sont à votre disposition pour vous rencontrer et effectuer un inventaire de vos actifs et une évaluation de vos processus d’impression et vous proposer une solution plus complète. 
 
Cet exercice de compréhension complet devra révéler ce dont vous disposez comme parc d’impression entre imprimantes et multifonctions et ce qu'elles impriment.
 
Les scénarios de simulation peuvent donner une ventilation des économies de coûts potentielles et des améliorations de l'efficacité.
 
L'évaluation se traduit par un rapport personnalisé avec une analyse détaillée de votre environnement d'impression, ainsi qu'un plan d'action concret pour réduire les coûts et fonctionner plus efficacement.
 
Chez GES, partenaire exclusif de Xerox en Tunisie, nous pensons que l'amélioration du flux de travail est essentielle pour améliorer votre façon de travailler et nous visons à vous aider à attaquer vos flux de travail de documents inefficaces pour faire que votre travail puisse mieux fonctionner.