La rationalisation des processus pour faciliter la distanciation sociale

08/05/2020

 

Rationalisation des processus? Vous devez vous dire que ce n’est pas faisable!
 
Comme certaines opérations dans votre travail, par exemple: Les opérations qui nécessitent plusieurs étapes et même plusieurs personnes? Ces étapes et processus supplémentaires qui vous coûtent vraiment? 
 
Vous connaissez ce nombre, car quel que soit votre travail, il existe des processus qui font partie des instructions que vous donnez, tous les jours. Vous n'y pensez tout simplement pas parce que c'est soit difficile à appliquer, vous avez toujours fait comme ça, vous gardez une ou deux personnes supplémentaires dans le travail en question, ça va vous coûter de l'argent pour faire les changements nécessaires, ou tout ce qui précède ensemble et il n'y a rien de mal à cela. Sauf que certaines étapes et certains processus vont vous coûter de l'argent et que dans les incertitudes d'aujourd'hui et de tout ce qui va en découler, ils peuvent ne pas être durables et nuire à la valeur de votre entreprise.
 
 
 
Amélioration des processus 
 
Pour illustrer cette intention d’amélioration des processus, prenons l’exemple  du propriétaire d’une imprimerie qui disposait d'un riche équipement correspondant parfaitement aux besoins de ses clients. Le propriétaire a choisi de limiter les options de finition en ligne sur ses presses numériques, optant plutôt pour des appareils compactes qui correspondaient mieux à l'espace dont il disposait ainsi qu’à la gamme de travaux que ses clients lui apportaient.
 
Parmi les appareils dont il disposait, il y a avait un périphérique qui marquait, découpait et pliait automatiquement une variété de petits documents, en fonction des spécifications saisies par l'opérateur qui pouvait effectuer d'autres tâches tandis que son multifonction compacte gris foncé faisait ce qu'on lui avait demandé. Une telle situation peut sembler assez simple, mais cela signifiait également que ce qui était autrefois un processus en plusieurs étapes était entièrement effectué sur une seule machine et que la personne qui les effectuait avant pouvait maintenant travailler ailleurs dans l'atelier. Il nous semble maintenant évident qu'une seule machine effectue ces étapes plus rapidement, sans gaspillage en évitant même les erreurs associées à une intervention manuelle.
 
Ces améliorations de processus sont la raison pour laquelle des entreprises comme VistaPrint – l’imprimerie hollandaise qui s’est internationalisée - sont devenues de grands acteurs de la vente d'impression de produits à des prix largement abordables. Leur grand atout, c’était bien évidemment les prix intéressants qu’ils pratiquaient, mais derrière le rideau, ils avaient su comment utiliser l'amélioration possible des processus pour éliminer les points de contact et accélérer les produits pour les clients désireux. Il en est de même pour ValPak - Société nord-américaine de marketing direct – qui se caractérise par une installation verrouillée où presque personne n'est autorisé à voir comment ils produisent des millions d'offres de coupons qui vont à presque partout aux États-Unis. S’ils peuvent le faire c’est parce que la société a continuellement amélioré chacun de ses processus pendant des années.
 
Dans les imprimeries à grand volume qui génèrent des milliards de pages par an, cela fonctionne grâce à la technologie numérique et à certaines solutions personnalisées qui rendent tout cela possible et l'automatisation devient la norme. 
 
Cependant, dans de nombreux petits magasins, les processus n’ont pas beaucoup changé au cours des 20 dernières années. Les presses numériques ont eu un impact certes, mais il y a encore beaucoup d'imprimantes qui ont plus de processus manuels en place qu'il ne serait acceptable de voir dans un monde en mutation technologique continue. 
 
Pour obtenir une vue plus large, M. Rick Salinas, Vice-Président Marketing chez Duplo, nous donne sa vision de l’amélioration des processus.
 
Partenaire de GES, qui le représente en exclusivité en Tunisie, Duplo est le fournisseur d'une large gamme d'équipements de finition de petite à moyenne taille qui offre les types d'améliorations de processus dont les fournisseurs d'impression peuvent avoir besoin pour aider leurs entreprises à travailler plus rapidement et à livrer plus de valeur (et de profit) sur chaque travail
 
Pour résumer un peu le contexte, la distanciation sociale que nous pratiquons actuellement, ne va pas disparaître de sitôt. 
 
Il y aura certainement des opérations d'imprimerie qui nécessitent au moins quelques interactions étroites entre collègues, mais d'autres processus peuvent être rationalisés et les points de contact minimisés. Pour ce faire, il faut de la réflexion et de la planification, que M. Salinas décrit comme un processus en cinq étapes.
 
 
 
Étape 1: Étudier les processus actuels
 
«Cela devrait tout inclure, de l'entrée de la commande au flux de production, jusqu'à l'expédition», explique M. Salinas. "Documentez chaque étape pour voir quels sont les points de blocage." Il recommande de commencer par des tâches simples
 
"Il y a une foule de tâches qui, sur un travail individuel, ne peuvent prendre que 2 minutes", dit-il. "Mais supposons qu'il y ait 300 emplois en une semaine qui nécessitent ces 2 minutes? Ensuite, le temps réel est de 600 minutes. C’est-à-dire 10 heures par semaine! Un changement de processus pourrait permettre de réduire cela de moitié, voire de l'éliminer. » Quoi qu'il en soit, votre comptable vous dira probablement que cela représente de l'argent réel.
 
De plus, dès maintenant et tout au long du processus, il faut demander conseil et point de vue à son équipe. Chaque entreprise possède une mine de «connaissances institutionnelles» qui peuvent être exploitées pour améliorer une entreprise. Il ne faut pas présumer que l’on sache comment tout fonctionne car on ne le sait probablement pas. L'amélioration des processus fonctionne mieux lorsque les personnes qui font le travail sont impliquées.
 

 

Deuxième étape: Trouver les étapes d'un processus qui ralentissent le flux de travail ou qui nécessitent plusieurs personnes ou opérations 
 
«Chaque fois que deux personnes doivent discuter d'un aspect d'un travail pourrait éventuellement être éliminée ou rationalisée», explique M. Salinas. 
 
Une partie de cela peut revenir à la façon dont un bon de travail est créé et à la quantité d'informations qu'il contient. «Toutes les informations sur un emploi doivent être collectées lors de l'estimation et mises sur une note de travail», dit-il. 
 
"Ou, peut-être que le travail arrive par voie électronique et qu'il n'y a pas besoin de rencontre physique. Si toutes les informations sur un travail sont électroniques et accessibles à tous ceux qui font partie de la production, il peut ne pas y avoir besoin d'un transfert physique avec de conversations supplémentaires. »
 

 

Troisième étape: éliminer les points de blocage 
 
«Il existe de nombreuses solutions logicielles qui automatisent le processus de prépresse tout en envoyant des informations de programmation aux dispositifs de finition automatisés», explique M. Salinas. Cela peut réduire les points de contact et même éliminer certains travaux. Une telle automatisation peut nécessiter un investissement en capital, mais peut porter ses fruits en aidant le travail à se dérouler plus facilement et plus rapidement tout au long de l'opération. Les investisseurs attentifs seront surpris de la diminution des effectifs obtenue en réduisant les processus à forte intensité de main-d'œuvre.
 
«Le défi consiste à trouver le niveau d'automatisation qui convient à votre entreprise», note M. Salinas. 
 
Par exemple, tous les fournisseurs de moteurs d'impression disposent d'outils qui automatisent une grande partie du flux du travail d'impression, tout comme les fournisseurs de logiciels. «Soyez sûr d'obtenir ce qui convient à votre entreprise», insiste M. Salinas. 
 
Certains font partie d'un grand système de bout en bout, mais que se passe-t-il si vous n'avez pas toutes les parties de ce système? D'autres offres peuvent automatiser uniquement certaines parties d'un magasin, parfois une seule machine. C'est pourquoi vous devez examiner l'ensemble de votre opération et vous attaquer d'abord aux parties faibles.
 
 
 
Quatrième étape: mettre en œuvre un plan
 
«C'est le plus difficile, et généralement plus facile à dire qu'à faire», affirme M. Salinas. 
 
Peu de gens aiment le changement et la plupart le craignent, souvent par crainte pour leur emploi. 
 
Pour mettre en œuvre un plan, les gestionnaires doivent avoir une compréhension claire de ses objectifs. 
 
Assurez-vous de bien l'expliquer pour obtenir l'adhésion de l'équipe. Il convient de préciser que les changements sont pour le bien général de l'opération. Ne changez pas trop à la fois! La mise en œuvre peut presque toujours se faire par étapes: attaquez d'abord les plus gros points de blocage.
 
«C'est un effet boule de neige qui s’en suite», explique Salinas. Il lui faut du temps pour rouler vite et commencera bientôt à se déplacer tout seul. Commencez par les parties qui vous ralentissent le plus et les améliorations commenceront à accélérer ce processus. Mais gardez à l'esprit que tout le plan doit être établi en premier! Sinon, vous devrez peut-être refaire les processus, car ils ne répondent pas à l'objectif global.
 
 

 

Cinquième étape: être adaptable 
 
"Les nouvelles solutions ne fonctionnent pas toujours comme prévu et peuvent créer des problèmes différents", selon M. Salinas. 
 
C’est la loi des conséquences imprévues, et vous devrez vous ajuster et vous adapter lorsqu’un nouveau processus ne fonctionne pas exactement comme vous l’espériez. Lors de l'adaptation, revenez sur ces étapes pour voir si vous avez fait tout ce que vous pouviez pour garantir un résultat réussi. 
Il faut se rappeler que toutes ces étapes sont importantes. N’en sautez aucune, car votre réussite globale dépend de chacune d’entre elles. Et n'abandonnez pas!
 
En fin de compte, vous avez un nouveau flux de travail avec des changements d'équipement stratégiques qui peuvent augmenter la capacité de votre entreprise à produire plus de travail avec moins de ressources, rendant votre opération plus saine, plus forte et plus rentable.