Optimisation des workflows cloud et mobiles

07/06/2019
La libre circulation de l'information dans l'ensemble de l’organisation est essentielle pour créer une expérience transformationnelle mais lorsque les technologies mobiles et cloud doivent se connecter aux documents traditionnels sur papier (tels que les formulaires, les factures et les applications), c’est plus facile à dire qu'à faire!
 
En réalité, plus les interactions physiques et numériques se font rapidement, plus vite vous rencontrerez le succès.
 
 
 
Le workflow à l’ère du Cloud et du mobile
L’importance du workflow documentaire
 
Malgré ces nouveaux outils, le flux de l’information entre les employés et les systèmes demande encore à être simplifié.
Mais l’enjeu concerne bien plus que le Cloud et le mobile – il touche même aux workflows documentaires. On parle de tous les processus et étapes très concrets qui permettent d’imprimer des documents numériques et de numériser des documents papier.
 
Cet article traite de la cohabitation entre le Cloud, le mobile et les workflows documentaires du « monde réel » et vous fera découvrir comment les processus documentaires intelligents peuvent booster la productivité de vos employés et alléger votre charge de travail.
 

 

Workflows numériques et infrastructure d’impression : de nouveaux alliés
 
Comme vos employés utilisent des outils de productivité Cloud et mobiles, il est logique qu’ils aient besoin de les connecter sans difficulté à votre infrastructure d’impression.
Habitués à lancer une impression en un clic depuis leur ordinateur, ils attendent la même simplicité quand ils utilisent un appareil mobile et des outils Cloud.
 
Quelques situations en exemple:
  • Ils veulent imprimer des documents depuis le Cloud ou l’appli e-mail de leur smartphone et pas depuis leur PC
  • Ils ont besoin d'Imprimer facilement des documents depuis des systèmes d’exploitation Cloud, comme Chrome OS.
  • Ils doivent numériser un formulaire papier avec leur imprimante puis l’envoyer vers Dropbox ou Box en un clic.
  • Vos commerciaux ont besoin d’imprimer des offres pendant leurs déplacements.
  • Vos invités et clients ont besoin d’utiliser vos imprimantes sans accéder à votre réseau.
  • Vos travailleurs mobiles ont souvent besoin d’utiliser les imprimantes dans des lieux stratégiques, comme les réceptions.
Grâce à la flexibilité et la liberté qu’offrent le mobile et le Cloud, vos équipes peuvent travailler comme ils ont besoin de le faire. Mais ces workflows ne devraient pas être interrompus au moment de l’impression.
En cas de panne, l’impact est double : les utilisateurs sont mécontents et moins productifs et le support informatique subit une charge supplémentaire – 40 à 60 % des appels reçus par les hotlines sont liés à des problèmes d’impression.
 
Les défis liés à l’intégration des workflows
 
La prise en charge de l’impression Cloud et mobile soulève certaines préoccupations majeures :
 
  • La normalisation: Le nombre et la diversité des imprimantes et appareils mobiles peuvent embrouiller les utilisateurs, incertains de ce qui fonctionne ou non: « Ai-je besoin d’AirPrint ? » ou « Comment lancer une impression depuis un Chromebook ? ».
  • La productivité: Les utilisateurs ne devraient pas avoir besoin d’utiliser des moyens détournés pour imprimer des documents depuis leurs applis Cloud (comme s’envoyer par e-mail un fichier Dropbox).
  • La confidentialité: Aucun document ne devrait traîner dans les bacs des imprimantes parce qu’on a oublié d’aller les chercher.
  • La sécurité et l’assistance: L’installation d’applis non autorisées pour impression Cloud et mobile peut compromettre la sécurité de votre réseau ou augmenter le nombre d’appels à votre support informatique.
 
Ces préoccupations sont justifiées, aussi vaut-il mieux y répondre d’emblée pour éviter des problèmes ultérieurs.
Bonne nouvelle: il existe des moyens simples de résoudre tous ces problèmes!
 

 
 
Impression Cloud et mobile : les secrets d’une intégration réussie
 
Pour que la mise en œuvre de l’impression Cloud et mobile soit un succès, vous devez répondre à deux catégories de besoins :
 
  • Vos utilisateurs veulent pouvoir se connecter librement à n’importe quel appareil, partout et à tout moment.
  • Vous voulez pouvoir gérer vos imprimantes à distance, facilement et – dans l’idéal – pas trop souvent.
 
Si c’est simple pour vos utilisateurs, mais difficile pour vous (ou l’inverse), c’est que la solution n’est pas idéale. Heureusement, il n’est pas forcément compliqué d’intégrer les processus papier au workflows Cloud et mobiles.
 
Voici six façons de s’assurer que tous les besoins sont satisfaits :
 
        1. Rendez l’impression aussi simple que l’e-mail
 
Vos utilisateurs doivent pouvoir imprimer un document depuis n’importe quel appareil mobile. Faites donc un grand pas dans la bonne direction en utilisant une appli déjà installée sur tous leurs appareils : l’e-mail.
Commencez par choisir une solution d’impression mobile qui leur permettra d’envoyer un e-mail et d’imprimer des documents directement depuis leur imprimante multifonction (MFP).
 
        2. Offrez à vos utilisateurs toutes les options dont ils ont besoin
 
Assurez-vous que vos utilisateurs peuvent imprimer des documents depuis leur e-mail, les navigateurs web ou des applis Cloud. Vous devez impérativement adopter une solution multiplate-forme qui prenne en charge Android et iOS (AirPrint). Plus simple sera la tâche pour vos utilisateurs, moins votre support informatique recevra d’appels.
 
        3. Facilitez l’impression à la demande
 
L’impression à la demande – ou pull-printing – garantit que vos multifonctions n’impriment les documents qu’après authentification de l’utilisateur avec un code PIN ou une carte magnétique. L’impression à la demande vous donne le contrôle dont vous avez besoin et vous permet de transférer les coûts d’impression aux services ou aux équipes concernés. Vos utilisateurs peuvent imprimer librement depuis leurs appareils et la sécurité de vos informations est mieux préservée.
 
        4. Fiez-vous au logo « Mopria » sur Android
 
Si la prise en charge de ces différents appareils, pilotes et applis vous inquiète, rassurez-vous.
Pour l’impression mobile, il existe une norme industrielle qui facilite grandement le choix des bons outils et permettra à vos utilisateurs de travailler plus vite. Avec une imprimante certifiée Mopria, l’impression se résume à trois étapes simples.
 
        5. Intégrez le papier à vos workflows numériques
 
Les multifonctions ont considérablement évolué. Pour les processus répétitifs comme la facturation, vous pouvez personnaliser des workflows numériques puis les automatiser avec une appli de votre multifonction. Vous pouvez, par exemple, créer une touche « facture » qui acheminera automatiquement les nouvelles factures vers le bon dossier de votre réseau partagé et activer la recherche par référence de facture ou montant total.
 
        6. Exploitez vos données
 
Utilisez les fichiers d’audit de vos multifonctions pour obtenir de précieuses informations – quels appareils s’y connectent, à quel moment, pour imprimer quels documents. Ces données vous aideront à améliorer la sécurité de votre infrastructure et à favoriser la conformité et vous permettront de transférer les coûts d’impression aux différents services concernés.
 
L’impression Cloud et mobile ne devrait poser aucun problème à vos utilisateurs et votre service informatique. Suivez ces conseils simples et vous atteindrez cet objectif.
 
 
 
Aligner votre parc d’imprimantes sur vos stratégies Cloud et mobiles
 
Les technologies Cloud et mobile jouent désormais un rôle essentiel dans notre façon de travailler.
Vos utilisateurs attendent de l’infrastructure d’impression à laquelle ils sont habitués qu’elle intègre sans heurts les appareils mobiles et les applis Cloud dont ils ont de plus en plus besoin.
Et c’est bien normal!
 
Ils doivent pouvoir modifier des documents et collaborer facilement et rapidement, lancer une impression où qu’ils se trouvent et simplifier la vie de leurs clients et invités.
Le tout, idéalement, à l’aide de solutions qui n’alourdiront pas la charge de votre support informatique.
 
Il est très facile de se lancer, et de nombreuses solutions (dont @PrintByXerox, AirPrint et Mopria) vous permettent d’imprimer vos documents, de n’importe où… vers n’importe où. Vous pouvez même les essayer gratuitement.Quand vous serez prêt à passer à l’étape supérieure ou que vous ferez face à des exigences plus strictes, vous pourrez vous tourner vers des solutions adaptées aux infrastructures plus complexes.
 
 
Pas de gain de productivité sans workflow intelligent
 
Le flux de l’information est au cœur de la réussite d’une entreprise. Et la sécurité et la simplicité de ce flux sont au cœur de votre réussite.
En intégrant vos workflows Cloud et mobiles à votre infrastructure d’impression, vous aiderez vos équipes à travailler plus simplement et intelligemment.
Suivez les conseils de cet article et vos utilisateurs gagneront en productivité – et vous en tranquillité.