Pourquoi digitaliser vos flux de travail est une bonne idée ?

03/05/2019

 
 
Les flux de travail de bureau changent, entre le cloud, le mobile et l’Internet des objets, les gens travaillent ensemble et échangent de différentes manières.
Le problème, c'est que la plupart des entreprises ont encore un grand nombre de processus obsolètes sur papier qui les ralentissent, leur coûtent plus cher qu'ils ne le devraient et représentent pour eux des risques de sécurité.
 
L’évolution des processus 
 
Le mythe du bureau sans papier a été brisé il y a longtemps. Et à juste titre!
Il n’est pas logique pour une entreprise d’abandonner complètement l’utilisation du papier. Il suffit de regarder des départements tels que les ressources humaines, les finances et les services juridiques qui utilisent quotidiennement beaucoup le papier.
Le fait est que la technologie modifie fondamentalement les flux de travail de bureau.
Les smartphones et les tablettes nous permettent d'accéder à presque toutes les informations, où que nous soyons, le cloud rend le travail en équipe plus facile, où que soient les membres de cette équipe et l'Internet des objets facilite l'automatisation de flux de travail complets.
Notre bureau ne deviendra peut-être jamais complètement dématérialisé, mais nos flux de travail vont changer de façon assez profondément.
L'essentiel est d'identifier les flux de travail sur papier qui ralentissent actuellement les employés, coûtent plus cher qu'ils ne le devraient et mettent les données sensibles en péril.
Mais l'opportunité est bien plus grande que cela!
La transformation du flux de travail représente une grande opportunité de changer la façon dont les gens travaillent ensemble: couper à travers les cloisonnements transversaux, trouver des moyens plus efficaces de collaborer et rendre les informations les plus importantes de l’entreprise plus faciles à trouver et à sécuriser. C’est aussi un raccourci pour un personnel plus heureux et, partant pour une expérience client plus agréable.
Transformer les flux de travail, c'est transformer l’entreprise!
Dans cet article, nous analyserons tous les impacts des workflows sur papier sur l’entreprise et ce qui devrait être fait à leur sujet. Il sera plus clair de comprendre comment numériser rapidement et facilement des flux de papier et gagner en visibilité et en contrôle sur tous les processus de traitement de documents.
 
Les coûts réels du papier
 
 
Les processus sur papier jouent souvent un rôle important.
 
Tout le monde a tendance à préférer utiliser des sorties imprimées lors de réunions, la réglementation oblige même certaines entreprises à conserver des copies papier et la plupart des vendeurs préfèrent souvent avoir la liberté de laisser de la documentation chez leurs prospects ou clients.
Mais dans la pratique, la plupart des entreprises ont plus de processus sur papier (et plus d’étapes papier dans ces processus) que ce dont ils auraient vraiment besoin.
Toute entreprise risque de se reconnaître dans ces 2 éventualités alors, l'impact de tous ces processus obsolètes pourraient empêcher cette entreprise d'atteindre son plein potentiel.
 
 
Impacter l’activité de l’entreprise
 
Le coût des processus papier retombe directement sur le parc d’imprimantes et les fournitures d'impression, de plus, l’impression non contrôlée coûtera beaucoup plus cher.
 
Que ce soit pour des raisons professionnelles ou personnelles, les employés qui abusant de l'impression et conduiront les coûts de maintenance et les besoins d'approvisionnement à augmenter. D’ailleurs, ceux qui abusent de l'impression ne sont pas sensibles au fait d’imprimer en monochrome au lieu de la couleur lorsque cela n’est pas nécessaire ce qui gaspille encore plus d'argent.
 
 
Le défi pour chaque entreprise est donc de transformer les processus de manière à aider chaque responsable à se protéger des problèmes comme l’impression non contrôlée et de l’aider à exploiter plus et mieux son infrastructure.
 
Pour commencer, cela implique d'identifier les plus grandes sources de déchets d'impression. Si nous retrouvons de grosses piles de documents imprimés près des imprimantes, c’est un bon signe que des améliorations sont possibles (et que nous faisons aussi face à un problème de sécurité).
 
Mais il est également utile de penser à optimiser son retour sur investissement. L’infrastructure d’impression doit faire plus que simplement imprimer. Elle doit aider à gérer les centaines de processus de tous les départements et permettre aux personnes impliquées dans ces processus de travailler également de manière numérique.
 
 
Même les tâches les plus simples peuvent entraîner des pertes de productivité.
 
Par exemple, ajouter une signature à un document papier ou à un contrat prend du temps sans oublier que le document doit être retourné au 1er responsable pour le valider.
Une approche numérique du même processus aboutit au même résultat en étant plus facile pour la personne qui signe et qui n’a plus à se déplacer.
Cela peut sembler insignifiant mais les inefficacités causées par les processus papier peuvent s’additionner:
  • Les personnes en attente d’une imprimante centrale partagée gaspillent jusqu'à 13 heures chaque année (Une étude américaine)  
  • Les équipes de relecture et de modification de documents imprimés doivent effectuer un double travail lors de la mise à jour de la version numérique du document.
  • Lorsque les membres de la haute direction doivent prendre des décisions sur la base de documents imprimés, il leur est plus difficile de passer en revue les documents lorsqu’ils sont en déplacement et leurs équipes doivent attendre leur retour pour continuer leur travail et clore le dossier.
  • Les processus qui consomment du papier, tels que la facturation, impliquent de nombreuses étapes au cours desquelles les fichiers sont transférés du papier à une version numérique. Plus l’entreprise facture, plus le processus est inefficace.
Lorsque nous les rassemblons, les coûts de productivité des processus basés sur le papier sont beaucoup trop élevés pour être ignorés. 
Le défi pour chacun consiste donc d’abord à identifier les sources les plus importantes d’inefficacité et de gaspillage du flux de travail pour ensuite, simplifier et automatiser ces processus avec une infrastructure d’impression numérique plus intelligente.
 
La bonne nouvelle est qu’une fois le système modernisé, l’infrastructure d’impression moderne pourra être réellement utilisée pour obtenir des informations basées sur les données, des volumes d’impression à la productivité du flux de travail, libérant ainsi le personnel de ses décisions qui peuvent être hasardeuses.
 
Risque de sécurité 
 
La perception commune est que toutes les menaces sur les données viennent des pirates mais la réalité est que les processus internes brisés et les procédures exposent continuellement les documents au risque.
 
Reprenons l’exemple de la grosse pile de documents non réclamés près de l’imprimante.
Supposons qu'une évaluation de performance, une déclaration d'acquisition, une mesure disciplinaire ou une ventilation de salaire se trouve dans cette pile, ce sont des données sensibles qui pourraient facilement se retrouver entre de mauvaises mains.
 
Et le problème est que c'est trop souvent le cas: 60% des organisations ont signalé des violations liées à l'impression en 2016. (étude faite aux USA
Pour résoudre ce problème, il faut s’assurer que les documents sensibles ne peuvent être imprimés que par les bonnes personnes, avec les bonnes références, de sorte que tout le monde soit libre de travailler sans craindre de perdre des informations cruciales.
 
Plus important encore, chacun doit s’assurer que son infrastructure d'impression est un élément central de sa stratégie de sécurité et non une réflexion après coup.
 
Comment transformer votre flux de travail papier en flux numériques
 
Compte tenu des coûts, de l’inefficacité et des problèmes de sécurité liés à l’existence d’un trop grand nombre de processus basés sur du papier, il paraît logique de commencer à transformer ses flux de travail papier en version numérique.
Cela peut se faire de différentes manières:
 

 

  • Connecter l’infrastructure d’impression à des applications numériques et à des systèmes cloud tels que Dropbox et Google Drive afin que les utilisateurs puissent imprimer plus facilement des fichiers depuis tous leur emplacement de stockage.
  • Simplifier l’impression mobile afin que les commerciaux puissent imprimer librement depuis la route de même pour les clients qui sont libres d’imprimer depuis leurs bureaux.
  • Utiliser les imprimantes pour automatiser les flux de travail entre différents systèmes pour une connectivité transparente entre les projets.
Par exemple, il est possible d’automatiser de nombreuses étapes d’un processus de facturation en s’assurant que les fichiers soient envoyés aux bons dossiers et aux bonnes personnes dès qu’elles ont été numérisées.
 
 
Mais avant d’entrer dans les changements spécifiques à entamer, il est utile de suivre ces quatre étapes pour s’assurer de résoudre les bons problèmes et de recommander les bonnes solutions.
 
        1 . Réviser ses processus 
La première étape consiste à examiner de plus près ses processus. Très souvent, même les processus les plus courants ne sont pas documentés (ou au moins la façon dont ils sont réellement exécutés ne reflète pas ce qui a été documenté).
La clé est de rechercher des processus qui appellent de sérieuses améliorations. Cela peut être des processus qui utilisent beaucoup de papier ou même des processus qui contiennent beaucoup de tâches fastidieuses et répétitives.
Les services d'impression gérés (MPS) offrent des analyses avancées qui peuvent aider à identifier rapidement les flux de travaux encombrants avec une sortie d'impression élevée.
MPS est l'un des moyens les plus intelligents de comprendre la circulation de l'information au sein de l’entreprise. Il offre des analyses sur les périphériques, utilisateurs, documents, processus et données d'impression, ainsi que des outils d'évaluation de la maturité pour aider à identifier les goulots d'étranglement.
 
        2 Choisir un processus
Sélectionner un processus de la liste de sélection pouvant être numérisé et automatisé avec un minimum de perturbation ou de réingénierie requise.
Il faut rechercher quelque chose qui puisse avoir un impact considérable et démontrable sur les personnes impliquées, tout en restant relativement facile à numériser ou à automatiser.
En cas de doute, il faut opter pour le processus que les cadres souhaitent le plus transformer. En leur prouvant qu’il y a un moyen fiable de numérisation, leur adhésion est assurée pour réussir une transformation plus large.
 
        3 Transformer ce processus
Identifier les utilisateurs du processus et les impliquer dès le début est primordial. 
Organiser un atelier le premier jour afin de pouvoir définir le processus existant et de mettre en évidence les principaux problèmes et objectifs.
Puis, il faut passer à la schématisation de la vision convenue. 
Pour ce faire, il faut évaluer les éventuels effets sur d’autres processus ou services et spécifier les coûts et les résultats attendus.
 
        4 Répéter 
Si les résultats du premier passage de l’impression au format numérique sont satisfaisants, il est possible d’appliquer la même méthode à d’autres processus.
Les avantages de chaque itération augmenteront de manière exponentielle à mesure que chacun des processus nouvellement optimisés commencera à se rassembler et que les employés seraient responsabilisés par des processus efficaces et rationalisés.
Au fil du temps, la transformation concernera des départements entiers qui sont particulièrement axés sur le papier, tels que les finances, les ressources humaines et le droit qui seront forcément libérés par les transformations numériques.
La facilité avec laquelle les processus peuvent être automatisé sans rien changer de fondamental peut paraître surprenante. Avec la bonne dose d’intervention logicielle, les systèmes existants parviennent à échanger parfaitement et harmonieusement.
Ceci a été testé avec des processus aussi divers que l’intégration des employés, la validation des dépenses, la gestion des contrats ou l’ouverture de compte et bien d’autres encore!
 
Profiter au mieux de la numérisation
 
 
«Numérisation» et «transformation numérique» sont certainement devenus des mots à la mode. Mais le fait est que chaque entreprise peut bénéficier de processus plus rapides, d’une meilleure collaboration et d’une sécurité plus efficace.
Ce type de transformation de flux de travail peut sembler décourageant, mais en réalité, il est extrêmement précieux.
Des organisations ont pu avoir des résultats intéressants avec la transformation intelligente des flux de travail de papier en numérique.
• 1,1 M de $ d’économies annuelles
• 50% moins de périphériques d’impression de bureau à prendre en charge
• Baisse de 30% du nombre de pages imprimées, éliminant plus de 4 millions de pages par an
• Un délai d'exécution plus rapide pour la distribution des nouveaux travaux d'impression de trois semaines à trois jours
 
Plus important encore, ce type de transformation est également pratique.
Les problèmes d’inefficacité, de gaspillage et de sécurité sont évidents et méritent d’être résolus. De plus, la technologie et l'expertise nécessaires pour apporter les changements appropriés sont bien établies.
 
Les bureaux pourraient ne jamais devenir totalement sans papier. Cependant, avec la bonne approche et la bonne technologie, il est possible de réduire les coûts, augmenter la visibilité et le contrôle sur les processus de documentation et obtenir des informations plus profondes et plus fiables sur la productivité de l’entreprise.
Les mots tendances mis à part, c’est le genre de transformation dont chaque entreprise a besoin pour être autonome, libérée et connectée de manière transparente.
 
Nous sommes là pour vous aider
 
Les entreprises prospèrent lorsque les personnes, les processus et la technologie se rencontrent. Alors laissez-nous vous aider à y arriver.
Après une simple évaluation ou une consultation, nos services d’impression gérée peuvent vous donner une longueur d’avance pour passer du papier au flux de travail numériques, avec des informations supplémentaires et une assistance chaque fois que vous en avez besoin.
 
Ça semble intéressant n’est-ce pas?
Nos équipes commerciales sont à votre disposition pour vous aider!