Réussir le télétravail

19/03/2020

 

Alors que la perturbation du monde des affaires provoquée par le Coronavirus continue d'évoluer, des dizaines de milliers de travailleurs à travers le monde se lancent dans une nouvelle normalité inattendue: le travail à domicile
 
Dans les jours à venir, ce chiffre atteindra certainement des millions.
 
Contrairement au scénario typique du travail à domicile, ce n'est pas un choix pour beaucoup, du moins pour l'instant. Compte tenu de ces circonstances et de la fluidité et de l’évolution rapide de la pandémie, cela peut être un ajustement difficile pour certains.
 
Bien qu'il puisse être difficile de se concentrer à un moment comme celui-ci, le travail est une distraction bienvenue.
 
Voici quelques moyens simples de rester productif et de vous sentir « plus » normal dans une situation sans précédent.
 
 
 
 
Faites un plan pour votre journée et respectez-le!
 
Penser à l'avenir vous permet de rester concentré(e) sur les éléments que vous pouvez contrôler. 
 
Donc, à la fin de chaque journée de travail, créez un plan ou une liste de tâches pour le lendemain.
 
Ainsi, votre nouveau style de travail sera non seulement plus structuré, mais en plus, vous aurez un rappel visuel de vos réalisations quotidiennes lorsque vous passerez en revue ce que vous avez pu réaliser.
 
 
Et pendant cette période, ne laissez pas tomber les petites tâches de rangement habituelles, comme par exemple, nettoyer votre boîte mail. Aussi, Si vous avez une réunion hebdomadaire avec vos collègues, ou une réunion individuelle régulière, migrez-la immédiatement vers une conférence ou un appel vidéo.
 
Il serait également, utile de créer un rappel de calendrier pour terminer les tâches régulières, comme une mise à jour hebdomadaire. 
 
Si les routines sont faciles à developper, c'est bien simples: Elles nous réonfortent! Restez donc fidèle aux vôtres wink.
 

 

Recueillir les coordonnées de vos contacts
 
Effectuez un audit rapide de vos collègues et clients clés avec lesquels vous devrez communiquer au cours de la période à venir (qui sera, nous l’espérons tous, la plus courte possible). Est-ce que toutes leurs coordonnées: téléphone portable ou de leur domicile, sont dans votre liste de contacts?
 
Assurez-vous de l'enregistrer dans un annuaire sous forme de liste et de l'imprimer, au cas où. Et profitez de cette occasion pour envoyer vos informations mises à jour aux personnes qui pourraient avoir besoin de vous contacter.
 
 
 
 
Priorisez la messagerie à travers le courrier électronique...
 
Des outils comme Microsoft Teams, G Suite et Slack sont meilleurs que les e-mails, surtout maintenant, affirme Nick Meehan, expert en expérience utilisateur chez Xerox PARC. 
 
« Le courrier électronique est intrinsèquement lent », explique Nick MEEHAN. « Cela peut retarder la communication de plusieurs heures, voire de plusieurs jours. »
 
En revanche, une option semblable à Slack rapproche les entreprises de l’instantanéité et de la facilité de l'envoi de SMS, avec en prime, des canaux thématiques et la possibilité d'envoyer des documents dans les deux sens.
 
L’expert de chez Xerox suggère de fixer quelques limites. «Ces outils sont si faciles à utiliser que vous pouvez commencer à sentir que vous devez être disponible tout le temps», prévient-il.
"Les entreprises doivent configurer des protocoles afin que vous n'ayez pas à répondre après une heure précise - mais vous pouvez également suspendre les notifications après une heure définie de la journée dans vos paramètres.« En fait, essayez de garder votre rythme de travail habituel, après telle heure, 18h ou 19h, déconnectez-vous!
 

 

Choisissez la vidéo plutôt que les conférences téléphoniques…
 
Lorsque vous êtes habitué(e)s à travailler dans votre bureau, ne pas voir votre cadre habituel, entre bureaux et collègues, peut être déstabilisant! Et même si vous avez l’habitude de travailler régulièrement à domicile, il peut être préférable de voir vos coéquipiers en face à face.
 
Priorisez les appels vidéo sur une option de conférence téléphonique si vous le pouvez. Plus que jamais, il est important d’avoir cette connexion visuelle avec d’autres personnes qu’elles soient vos collègues, vos clients ou vos fournisseurs.
 
En choisissant cette formule, assurez-vous d'établir une bonne étiquette pour les appels vidéo, explique Nick MEEHAN. Par exemple, si une partie de votre équipe travaille toujours sur place ensemble, assurez-vous qu’ils ouvrent chacun sa propre fenêtre vidéo, même s’ils se trouvent dans la même pièce.
«Cela place les participants distants au même niveau que ceux de la salle», observe Nick MEEHAN, expert en expérience utilisateur chez Xerox.
 
«Cela aide à réduire la tendance de certaines personnes à parler au nom ou à la place de leurs collègues éloignés.»
 
 
 
 
 
Ne laissez pas les problèmes informatiques vous suspendre...
 
Il est possible que les e-mails, le Wi-Fi et la bande passante soient plus lents, moins fiables ou même s’interrompent de temps en temps.
 
Profitez de ces moments-là pour trier: Quels sont les problèmes les plus urgents?
Décrochez le téléphone pour appeler certains de vos partenaires, clients, collègues ou fournisseurs.
Prenez de bonnes notes pour que lorsque la connexion reprenne, vous pouvez partager un récapitulatif avec vos partenaires et vous assurer que tout le monde est toujours sur la même ligne. 
 
Pour d'autres tâches, vous pouvez rédiger des e-mails par lots, surveiller l'état du système, puis les envoyer rapidement une fois les choses sauvegardées. Vous pouvez également coordonner par texte, les messageries internes (si fonctionnelles), ...
 

 

Contournez les problèmes de concentration...
 
Il peut être difficile pour tout le monde de se concentrer en ce moment. Nous pensons pratiquement tous et tout le temps à ce virus, aux risques que nous, notre économie et tout notre pays sommes entrain de traverser!  
 
Faites de votre mieux pour trouver des solutions de contournement ou des distractions à vos soucis. Si un projet vous semble écrasant, partagez-le en plusieurs parties et commencez d'abord par les plus simples ou bien, mettez-le de côté si nécessaire et occupez-vous du rangement de votre bureau ou de votre boîte mail comme déjà cité.
 
Un changement de décor peut également aider. Déménagez votre bureau dans une autre pièce chez vous-même pour un court moment. 
 
Vous pouvez aussi changer d’air en faisant une petite promenade. Changez d’ambiance en mettant de la musique et lancez une playlist que vous appréciez et qui vous aidera à améliorer votre humeur.
 
 
 
Fixez des limites sur le temps passé devant l'écran à scruter l’actualité...
 
Avec les nouvelles des limitations de voyage, des tests et des zones de confinement, il est difficile d'éviter d'être un(e) drogué(e) de l'information. Mais « coronavirus, tout le temps » n'aidera pas votre santé mentale. 
 
Limitez-vous à un nombre défini de fois dans une journée pour vérifier les nouvelles. Lorsque vous discutez avec des collègues, il est normal d’en parler pendant quelques minutes mais veillez à ne pas la laissez dominer votre discussion. Commencez avec comme on parle habituellement de la météo et puis passez rapidement à vos sujets de travail en question.
 

 

Organisez sainement votre journée...

 
Les pauses sont essentielles pour recharger vos batteries. 
 
Même lors d’une très bonne journée, regarder un écran trop longtemps ruine votre concentration et ralentit votre productivité. 
 
Éloignez-vous et profitez d'un déjeuner sans distraction professionnelle. Rajoutez un peu d'effort physique à votre programme quotidien: marchez un peu, dansez un peu, faites du jardinage, … Si vous avez des enfants, profitez un peu de leur présence et du fait que vous soyez réunis chez vous sans être stressés par le temps ni par vos engagements professionnels vous pouvez aussi appeler vos proches ou vos amis et discuter un peu avec eux…
 
Et puis bien sûr, revenez-y !
 
 
N'oubliez pas que, simplement, en travaillant à domicile, vous contribuez à l'un des moyens les plus puissants et efficaces de lutter contre cette actuelle pandémie: la distanciation sociale pour «aplanir la courbe» et ralentir la propagation du virus.