Stratégies de gestion en période d'incertitude

10/04/2020

 

De nombreux employeurs ont soudainement dû changer leur façon de faire des affaires et la plupart des employés travaillent désormais depuis leur domicile, un changement qui risque de présenter de nouveaux défis et imprévus. 
 
Pour les managers en charge des équipes passant soudainement d'un environnement de travail de bureau à un environnement distant. La grande question est: comment maintenir la cohésion, la productivité et le moral de l'équipe autant que possible lorsque l'équipe est dispersée loin de son lieu de travail habituel? 
 
La situation particulière de chaque équipe est unique, mais voici les meilleures pratiques pour les propriétaires et les gestionnaires pour aider leurs équipes à s'adapter, selon les experts.
 
 
 
 
Compléter un inventaire informatique
 
La technologie est probablement l'épine dorsale de votre lieu de travail, et cela d’autant plus vrai maintenant que votre équipe travaille à distance. Il devient primordial pour les gestionnaires d’évaluer les technologies informatiques dont leur main-d’œuvre nouvellement éloignée de son lieu de travail a besoin pour avancer correctement, s’assurer qu’ils l’ont et s’assurer que ce matériel technologique reste sécurisé.
 
La meilleure première étape pour les managers serait de sonder les employés que ce soit par téléphone, e-mail ou grâce à un sondage en ligne (vous pouvez opter pour les formulaires Google gratuits) et ce, pour savoir ce qu'ils ont et ce qui leur manque. Pour certains métiers, cela inclurait les ordinateurs portables / de bureau, les outils informatiques et la connexion Internet qui doit être suffisamment rapide pour prendre en charge les appels audio et vidéo ou les outils.
 
Et n'oubliez pas que les besoins technologiques ne seront pas tous résolus en même temps. «Les besoins technologiques vont se multiplier par vagues», selon M. Daniel McGinn, rédacteur en chef de la Harvard Business Review. «Une fois que tout le monde est prêt à communiquer avec un outil particulier, vous pouvez commencer à identifier ce dont ils ont besoin», qu'il s'agisse de nouveaux appareils tels que des ordinateurs portables et des imprimantes.
 
Et évitez d’avoir tendance à laisser le dépannage technique à votre personnel. En tant que manager, c'est un domaine où vous pouvez et devez prendre les devants. Si vos employés distants ont besoin de nouveaux ordinateurs portables ou imprimantes livrés à domicile ou d'une assistance informatique, vous pouvez chercher à contacter votre fournisseur ou partenaire habituel pour répondre à ces besoins.
 

 

Comment gérez-vous votre courrier physique par exemple?
 
Une chose que les gestionnaires qui se trouvent dans l’obligation de déplacer leurs équipes de leurs bureaux physiques vers des installations de travail à domicile oublient souvent est: qu'advient-il du courrier de l'organisation? Des chèques et factures aux contrats et documents juridiques?
Si tout le monde travaille à domicile, qui le collectera ce courrier papier? Qui l’acheminera et fera ce qu’il y a à faire? Cela concerne particulièrement les organisations qui traitent des factures, des réclamations, des commandes postales et d'autres articles envoyés régulièrement par courrier postal. «Nous rencontrons de plus en plus d’organisations qui ont besoin d’aide pour gérer leur courrier», explique M. Dave Nesbitt, responsable mondial, services de capture et de contenu chez Xerox.
 
Heureusement, des solutions à ce genre de problèmes existent: avec votre propre service de messagerie, associé à un MFP Xerox, peut collecter le courrier de votre entreprise, le numériser et le télécharger sur des serveurs cloud sécurisés, permettant aux employés désignés d'y accéder et d'y réagir où qu'ils soient. De plus, certaines solutions de capture et de contenu peuvent aider les organisations à numériser les informations et à les convertir de documents physiques en formats lisibles par voie électronique.
 
 
 
Remarque importante: Vous ne communiquerez jamais assez avec vos équipes!
 
Parlez à votre équipe, ensuite, parlez-leur à nouveau. La répétition, aujourd'hui plus que jamais, est une fonction clé du leadership et d'une communication efficace. 
 
Et voici pourquoi: La recherche montre que presque 50% des e-mails sont mal compris et de nombreux destinataires interprètent même les communications positives comme «bon travail», comme sarcastiques ou négatives, selon le Dr Nick Morgan, fondateur et PDG de Public Words, cabinet de conseil basé à Boston et auteur du livre Can You Hear Me?/Pouvez-vous m’entendre?.
 
«Nous, les humains, avons un biais de négativité», explique M. Morgan.
"Quand nous n'obtenons pas les informations que nous collectons habituellement par nos cinq sens, notre cerveau les comble d’impressions perçues."
 
Les vidéoconférences peuvent évidemment être une solution clé. Et certaines entreprises adeptes de technologies se tournent même vers les plateformes de jeu et de réalité augmentée pour se connecter entre collègues. Réussir à voir le visage qui va avec la voix est crucial, dit M. Morgan.
 
Ses recherches ont d’ailleurs montré que seulement 5% de toutes les communications d'entreprise se font par visioconférence alors qu’il pense que 95% devraient se faire de cette façon. Plus c’est court mieux c’est est une évidence, les gestionnaires devraient donc limiter leurs réunions par vidéoconférence à 30-45 minutes car une fois ce laps de temps dépassé, l'attention des participants se dissipe.
 
"Si vous avez une réunion d'équipe le matin, organisez-la virtuellement", explique M. John Curtis, Directeur marketing chez Xerox Financial Services en Amérique et vétéran de 35 ans. Il en va de même pour les communications avec les partenaires commerciaux et les clients. N'ayez pas peur de tendre la main.
 
Vous ne devez pas vous contentez de parler à vos employés, vous devez également prendre le temps de les écouter.
« Leur demander comment ils vont, se soucier de ce qu’ils ressentent et s’assurer qu’ils se sentent valorisés, c’est quelque chose que les bons managers doivent faire à distance en ce moment", explique M. Mc Ginn de HBR.
 

 

Mettez l'accent sur le bien-être de vos employés
 
HBR a récemment publié une analyse qualifiant la phase que nous traversons tous en ce moment de « désastre ». 
 
Partant de cela, les gestionnaires devraient être particulièrement attentifs au stress et à l'épuisement professionnel de leurs équipes
 
Assurez-vous que vos employés restent productifs tout en leur laissant le droit de s’octroyer des pauses, de prendre le temps de faire de l'exercice s’ils le peuvent, de se déconnecter à la fin de la journée, de suivre l’actualité ou toute autre activité ou loisir qu’ils désirent pour maintenir un bon état mental et physique.
 
«Même si les gens travaillent virtuellement, ils peuvent risquer réellement la surcharge», explique Curtis.
 
En effet, le fait de se retrouver toujours connecté(e) et accessibles grâce aux smartphones et aux applications en ligne telles que Slack ou Microsoft Teams signifie que ceux qui travaillent à domicile, qu’ils soient gestionnaires ou employés, se retrouvent à travailler plus qu'ils ne le feraient au cours d'une journée de travail typique au bureau et peuvent risquer de souffrir d'épuisement professionnel.
 
Une tactique simple pour éviter cela serait que les gestionnaires encouragent les employés à créer un espace dédié au travail dans leur maison.
«Si vous avez un espace dédié au travail, une fois que vous en sortez, vous l’éteignez, cela peut être utile», explique M. McGinn.
 
 
 
 
Et les gestionnaires devraient également veiller à prendre soin d'eux-mêmes
 
Être un gestionnaire ou un propriétaire d'entreprise peut parfois amener cette personne à se sentir très seul(e). Avoir à gérer toute une équipe qui dépend de vous pour le leadership et les conseils sans pour autant avoir une épaule sur laquelle s'appuyer ni une personne à qui parler c’est assez stressant. Comme dirait le proverbe américain « C’est solitaire au sommet ».
 
Pour obtenir le soutien dont vous avez besoin, les gestionnaires en transition vers le travail à distance devraient envisager de contacter des mentors ou d'autres dirigeants au sein de leur entreprise, dans leur région, dans leur industrie ou à travers le monde pour obtenir des conseils.
 
«Tendez la main à votre communauté », suggère M. Curtis, «Trouvez un responsable qui l'a déjà fait ».
 
Les réseaux sociaux tels que LinkedIn, les groupes Facebook, WhatsApp, Slack ou même Instagram, offrent tous aux gestionnaires la possibilité de trouver une communauté de collègues leaders partageant les mêmes idées et qui sont en mesure de se guider, s’écouter et résoudre les problèmes courants du travail à distance.