Transformer les processus pour réussir sa digitalisation

02/10/2020

 

La transformation numérique est à l’avant-garde de nombreux processus au sein de l’entreprise.
 
Et pour la réussir, il est essentiel de savoir comment les entreprises organisent, partagent et créent de la valeur à partir de leur contenu et de leurs communications. 
 
Le problème, c’est que lorsque les systèmes sont obsolètes cela devient assez difficile, le manque de stratégie et les mauvaises communications risquent de retarder les organisations dans leur tendance à digitaliser leurs processus...
 
Pour optimiser le potentiel des principaux modèles opérationnels, les organisations doivent connecter les processus métier, les workflows, le contenu et les communications et lancer ainsi, une approche plus rationalisée.
 
 
 
 
La révision du contenu et des communications : Un chemin vers l’évolution de l’entreprise
 
Gartner, une agence américaine de recherche technologique et de consulting, décrit l’évolution de la gestion de contenu dans une catégorie plus large connue sous le nom de "services de contenu".
 
Cette nouvelle tendance est illustrée par la manière dont les entreprises définissent les priorités et favorisent la transformation des activités pour :
  • Engager les employés, les partenaires et les clients pour stimuler la croissance grâce à la numérisation​​

 

  • Créer de nouvelles façons d’influencer les opérations commerciales sur des processus de bout en bout

 

  • Améliorer l’expérience des employés lorsqu’ils interagissent avec les clients

 

  • Améliorer la gouvernance de l’information à travers les canaux numériques, le flux de travail mobile, le volume de données et les réglementations (sécurité, confidentialité, conformité)
 

 

Les solutions également évoluent :
 
  • La gestion de contenu Web pour l’engagement des clients se transforme en expérience numérique: chat, échange de messages, … pour faire évoluer et avancer les relations…
 
  • La synchronisation et le partage de fichiers d’entreprise se transforment rapidement en plateformes de collaboration de contenu: gain de temps, traçabilité, suivi et amélioration de la productivité… 
 
  • Les ECM – gestion de contenu d’entreprise évoluent vers les services de contenu
 
Il semble qu’aucune de ces plates-formes ne résout le problème de la construction d’un processus rationalisé dans son intégralité car le chemin vers une transformation totale et complète de l’entreprise dépend de l’intégration de toutes les solutions et de tous les processus – de l’amélioration de l’expérience des employés et des clients à l’amélioration de la gouvernance de l’information.
 
Comme le dit le dicton, "Vous êtes seulement aussi fort que votre maillon le plus faible", et dans la transformation numérique, chaque lien est important.
 
 
 
 
Où rationaliser le contenu et les communications
 
Là où il est crucial de synchroniser les processus en back office avec l’engagement des clients en front office, la refonte du contenu, des communications et du workflow augmente la productivité et améliore l’expérience client (CX).
 
Et c’est là que l’automatisation des processus robotiques (RPA), l’intelligence artificielle (IA) et l’apprentissage automatique créent une différenciation grâce à des opérations plus efficaces.
 
De nombreux processus ont besoin de solutions de bout en bout. 
 
Pour mieux saisir la logique, prenons l’exemple de la recherche scientifique, lorsque le processus de recherche en sciences de la vie repose sur des plateformes obsolètes, il entrave la productivité de l’équipe et compromet la collaboration dans l’ensemble de l’écosystème et en particulier, dans la gestion des dossiers et la conformité des données.
Les processus de réclamations dans le secteur de l’assurance en sont également victimes, lorsque les systèmes existants créent une mauvaise communication et une mauvaise documentation, cela entraîne des lacunes dans la façon dont les clients interagissent.
 
 
 
Dans le secteur industriel
 
Les processus doivent être structurés de manière à réduire le temps de réaction ou les temps d’arrêt et à améliorer la fourniture de services en accélérant le partage d’informations entre les équipes et les systèmes.
 
Cela est particulièrement vrai pour la gestion de l’information de production, les activités de service sur site et la maintenance, la réparation et les opérations.
 
Pour les activités commerciales
 
La gestion de la chaîne d’approvisionnement est impérative pour réduire les coûts de la main-d’œuvre, rationaliser le rapprochement des factures et améliorer les taux d’utilisation. Il n’y a donc pas de place pour un système de gestion des stocks coûteux et erroné. 
 
Dans les banques commerciales, l’efficacité des processus affecte la conformité et la gestion des enregistrements. Il semble donc essentiel d’automatiser la conservation et la disposition des documents pour en assurer la cohérence et de recueillir des informations de conformité et d’audit afin de se conformer aux normes internes et externes.
 
Dans les processus métier horizontaux 
 
Et en particulier les communications client, une approche rationalisée améliore tout, de la création du contenu à la livraison, au stockage et à la récupération. 
Il en va de même pour les communications marketing, les campagnes de génération de la demande, les notifications de factures, le traitement des comptes fournisseurs et les activités de service client. 
 
Pour chaque processus, qu’il s’agisse d’opérations internes ou d’activités destinées aux clients, un contenu mieux géré, des communications et des flux de travail créent une efficacité de bout en bout.
 
Le défi consiste donc, à remplacer une structure héritée qui utilise des dizaines de systèmes et d’actifs disséminés et séparés et des processus déconnectés et non sécurisés.
 
Où que vous soyez dans votre parcours de transformation numérique, les services de gestion de contenu et de communication proposées par GES peuvent accroître la productivité et l’efficacité de vos quipes et de vos processus.
 
Nos équipes commerciales, informatiques et techniques effectuent des évaluations approfondies de vos opérations actuelles et vous proposent les meilleurs moyens d’atteindre vos objectifs.
 
Notre procédure inclut l’application d’un modèle d’exploitation cible et le développement de solutions intégrées couvrant la transformation de bout en bout.
L’analyse complète et la solution personnalisée sont basées sur les technologies fiables fournies par des méthodologies éprouvées par nos partenaires qui sont reconnus à l'international comme des experts dans leurs domaines d’activité et des pratiques de conseil assurées par nos équipes. 
 
La solution que nous vous proposons comprend également la formation de votre personnel pour s’assurer que votre équipe soit immédiatement prête à travailler
 
Parmi notre gamme d’outils et de services qui augmentent l’efficacité comprennent:
 
  • DocuShare®, une plate-forme de gestion de contenu SaaS (Software-as-a-Service) qui améliore la productivité et la collaboration grâce à des solutions sectorielles. 
  • L’automatisation des processus métier n’a jamais été aussi simple grâce aux "Workflows Automation Digitize", simplifiez et intégrez les systèmes et processus métier et transformez les jours en minutes. La solution Kofax est un des moyens d’y parvenir et d’y réussir.
 
Avec toutes ces solutions et plus encore, nous sommes parfaitement positionnés pour vous aider à augmenter votre productivité et transformer vos opérations. 
 
Grâce à l’association de nos efforts - les vôtres et les nôtres, tout sera mis en œuvre pour engager les clients, combler le fossé entre les expériences réelles et numériques, et fournir des communications axées sur le client tout en optimisant le travail de vos équipes!
 
Ainsi, vous pouvez commencer votre conversion dès aujourd’hui!