Travailler dans un monde hybride

05/06/2020

 

Alors que la grande majorité des entreprises commencent à se transformer avec des moyens de fonctionnement très avancés, il est temps de remettre en question l’efficacité et la sécurité de vos habitudes « papier ». 
 
De plus en plus d’entreprises se tournent maintenant vers des workflows numériques afin de réduire le traitement souvent trop important lié au volume de fichiers, de papiers et de données auxquelles elles sont confrontées. 
 
Mais comment faire pour transformer vos flux « papier » dans un processus numérique hybride qui devra fonctionner pour tout le monde ?
 
 
 
Étape 1 : Documenter votre flux de travail actuel
 
Votre première étape devrait être de documenter et d’évaluer la façon dont vos workflows fonctionnent actuellement
 
  • Quels types de documents sont envoyés pour une signature et quel est le nombre d’approbations nécessaires ? 
  • Combien de personnes auront besoin d’accéder à ces documents provenant de différents endroits et à différents moments
  • Et comment allez-vous les livrer aux parties concernées
 
Ce document indiquera les étapes actuelles et tracera votre processus de workflow dans un diagramme. 
 
Citons comme exemple, le flux de validation d’un contrat: trois exemplaires du même contrat devraient être envoyés à trois personnes distinctes pour qu’elles l’approuvent avant qu’il ne soit envoyé au client. Si jamais une des copies était perdue, cela se traduira par des retards considérables dans votre workflow et il faut le prendre en compte.
 
 
 
 
 
Etape 2 : Cartographier votre workflow digital idéal
 
Une fois que vous avez documenté et cartographié sur votre flux de production de papier, vous avez la chance d’optimiser la conception de votre nouveau workflow numérique
 
Vous pouvez supprimer les redondances dans le processus, rationaliser les processus d’approbation et protéger contre la perte ou la corruption des documents. 
 
Vous pouvez également remplacer plusieurs copies papier de ces documents par une copie unique numérique, mettre en œuvre des signatures numériques ou rassembler les approbations et les signatures en un seul endroit. 
 
Pour en revenir à l’exemple du contrat, une version électronique unique peut être hébergée sur la solution de digitalisation des workflows que vous utilisez – DocuShare par exemple, et chaque signataire pourra y accéder et la signer en temps voulu.
Une fois que toutes les signatures seront là, le document peut alors être envoyé au client pour signer électroniquement et le renvoyer.
 
 
 
 
Etape 3 : Migrer vos documents papier au format numérique
 
Cette cartographie vous donne une idée claire sur vos workflows existants et nouveaux et vous fait comprendre ce qu’il faut migrer comme documents papier vers le format numérique.
 
Tout en faisant cela, il y a deux facteurs que vous devez garder à l’esprit : la qualité des données et l’expérience utilisateur.
 
La saisie manuelle des données peut être laborieuse, mais c’est aussi une excellente occasion d’améliorer la qualité de vos données en les mettant à jour tout en vous permettant d’éclaircir les erreurs sur les formulaires papier qui pourraient entraîner des complications dans vos processus. 
Les problèmes courants incluent les champs obligatoires laissés incomplets, des informations incorrectes mises en champs ou dans les mauvais champs et les formats de date imprécises ou variables.
 
Lors de cette transition en workflows numériques, vous avez la possibilité d’éliminer ces problèmes. En comprenant les plus grands pièges de vos formulaires de saisie de données, vous pouvez d’ailleurs, utiliser des outils numériques lors de la création de formulaire pour minimiser ces problèmes.
 
Un autre facteur clé dans toute la documentation numérique est la satisfaction des utilisateurs
 
Les formulaires papier sont souvent un exercice de nécessité, ne contenant que les informations essentielles sans fioritures ou des informations inutiles. 
 
Les documents au format numérique ne seront plus encombrants, vous pouvez réévaluer les informations que vous recueillez et mettre à jour vos formulaires pour refléter ce changement. 
 
Vous pouvez également, réorganiser les sections de vos contrats existants en un flux logique, ajuster les polices et les tailles pour permettre de faciliter la lecture et ajouter de la couleur et vos logos à chaque document afin de renforcer l’identité de votre entreprise. 
 
Les solutions de digitalisation, vous laissent la possibilité d’ajouter des commentaires pour clarifier certains détails et aider certains utilisateurs à remplir les formulaires correctement. 
 
Les solutions permettent également de convertir ces documents au format numérique vers le format PDF (conformément à la norme mondiale en matière de portabilité et l’accessibilité de document). 
 
L’essentiel à garder à l’esprit, est que le contrat est souvent la dernière chose que vos clients voient avant un achat et la première chose qu’ils voient après, donc faites-en une expérience positive.
 

 

Etape 4 : Testez !
 
Lorsque vous êtes prêt(e) à déployer vos nouveaux workflows numériques, il est important d’effectuer des tests de base
 
Cela vous aide à faire en sorte que les éléments internes et externes de votre flux de travail fonctionnent correctement
 
Sélectionnez un petit groupe d’utilisateurs de confiance, internes et externes, pour tester vos nouveaux processus et faites-en sorte que vous collectiez des commentaires à toutes les étapes. Cela vous aidera à faire des ajustements critiques et à corriger les bugs avant de déployer ce processus sur toute l’entreprise
 
En prenant le temps de définir et de critiquer vos processus papier actuels, vous êtes en mesure de créer des workflows numériques sur mesure et parfaits pour votre activité. Des solutions packagées de workflows numériques peuvent être un bon point de départ, mais chaque entreprise est différente, et donc leurs besoins de workflows seront uniques.
 

 

Ces quatre étapes dont nous avons parlé font partie du très important processus de préparation de la digitalisation de vos flux de travail.
 
GES vous propose un large éventail de solutions de digitalisation et met à votre disposition ces équipes commerciales pour vous rencontrer et vous assister pour connaître vos workflows et les dessiner pour créer votre propre processus numérique afin de lancer le processus vital et indispensable de la digitalisation.