Un fabricant de meubles américain digitalisé grâce à Xerox

03/07/2020

 

Fairfield Chair Company est une entreprise familiale de fabrication de meubles basée à Lenoir, Nord Carolina. Créée en 1921, elle emploie près de 500 personnes et est un grand fabricant de sièges rembourrés pour la maison, le bureau et l'industrie hôtelière.
À l'approche de la célébration de son centième anniversaire, l'entreprise est connue pour un savoir-faire magistral combiné avec de la qualité, du style et de la valeur.
 
Le changement peut sembler difficile quand votre entreprise est installée depuis aussi longtemps que Fairfield Chair soit 99 ans. Mais l'entreprise savait qu'elle devait transformer ses processus de travail pour rester au top à l'ère numérique.
 
Comme un employé de Fairfield Chair l'a décrit, « Nous nous noyions au milieu du papier ». Et c’était réellement le cas.
 
Le fabricant familial de meubles avait même un étage de bureau dédié à ranger plus de 150 classeurs
 
Les réponses à de nombreuses questions importantes des clients se trouvaient quelque part dans ces classeurs, mais ces informations n'étaient pas faciles à trouver et à partager en cas de besoin
 
Les employés devaient régulièrement mettre les appelants en attente, monter un étage pour atteindre l’espace dédié aux dossiers clients, passer du temps à rechercher le document requis, puis revenir au téléphone pour répondre aux demandes des clients.
Il est vrai que l'entreprise est ancrée dans la tradition et c’est d’ailleurs une de ces forces mais bon nombre de ses 425 employés appartiennent à la deuxième ou à la troisième génération, il était donc temps de changer.
 
 
 

 

Le fabricant de meubles Fairfield Chair s'est tourné vers Xerox® aux Etats-Unis pour les aider à passer d'un système analogique à un système numérique
 
"Notre devise ne consiste pas vraiment à ne plus utiliser de papier, mais à travailler sans papier", explique Jeremy Lukovich, vice-président des ventes.
 
Xerox® DocuShare® permet à ses utilisateurs de numériser les papiers et de les intégrer à une solution centrale de Gestion de Contenu dans laquelle les documents peuvent être évalués, gérés et stockés en toute sécurité pour les utilisateurs concernés , qui y accèdent facilement et rapidement.
 
Fairfield Chair a opté pour la version Cloud de cette solution.
 
 
 
 
En numérisant 500.000 documents, Fairfield Chair a pu se libérer de ses classeurs et réduire sa dépendance à l'égard d'un système de classement papier. 
 
Ils ont réussi à intégrer 06 différents départements sur une même plate-forme et pu libérer 40% de l'espace au sol pour faire de la place pour de nouveaux membres du personnel « Nous avons pu nous débarrasser de 165 classeurs », explique le président du conseil de Fairfield, CFO, Jamie White.
 
Avec un accès instantané aux informations en ligne, les employés de Fairfield Chair peuvent désormais répondre plus rapidement aux clients et l'entreprise a réussi à réduire ses coûts d'impression de 35 à 40%.
 
« L'une des choses que nous disions habituellement à Fairfield est ‘cela a toujours été fait de cette façon et le changement est difficile’ », explique M. White. « Être en mesure d'avoir un produit innovant à portée de main a fait de nous une meilleure entreprise. »
 
 

 
Résumé de l’étude de cas Fairfield Chair
 
Le défi
 
  • Réduire la dépendance à l'égard du système de classement papier et fermer « la salle des classeurs »
  • Tenir compte de l'équipement de numérisation existant
  • Accélérer le processus fastidieux de récupération de fichiers
  • Améliorer la sécurité des fichiers
  • Numériser au moins 60% des opérations en deux ans
La solution
 
  • La solution de Gestion de Contenu d'Entreprise (ECM) Xerox® DocuShare®
  • La capture automatisée 
  • 03 nouvelles imprimantes multifonctions avec capacités d'impression et de finition pour les fonctions bureautiques et le marketing
  • Des services professionnels de Xerox pour la configuration de la solution numérique
  • 40% de l'espace de la grande salle de bureau a été libéré, libérant ainsi de l'espace pour le nouveau personnel 
  • 06 départements utilisent DocuShare®, y compris les comptes fournisseurs et les RH
 
Les résultats
 
  • Près de 500.000 pages numérisées et capturées
  • Plus de 150 classeurs éliminés du bureau
  • Moins de temps perdu à chercher des informations, un accès instantané aux fichiers en fonction du client, numéros de facture, …
  • Coûts d'impression réduits de 35 à 40%
  • Récupération de près de 40% d'un bureau central dont le mur était auparavant tapissé de classeurs
  • Temps de réponse plus rapide aux demandes des clients
  • 50 imprimantes personnelles inefficaces remplacées
  • Sécurité accrue, sauvegarde de fichiers numériques
  • Réduction de l'impression permettant de prendre en charge l'engagement de Fairfield envers le développement durable et l’écologie (imprimer moins de papier).
 

 

Xerox® DocuShare® est le moyen le plus simple de numériser, automatiser et gérer le contenu et les processus commerciaux, que ce soit sur site (serveur) ou sur le cloud.
 
Que l’entreprise emploie 10 ou 100 000 employés, cette plateforme de gestion de contenu d’entreprises compatible avec le Cloud et le mobile et intuitive permet à ses utilisateurs de mieux travailler aujourd’hui.