Votre guide de transition vers l’automatisation intelligente

07/08/2020

 

Kofax Inc. propose une plateforme logicielle d’automatisation intelligente qui permet aux entreprises de transformer leurs processus métiers qui nécessitent le traitement d’importants flux d’informations, de réduire les tâches manuelles ainsi que le nombre d’erreurs et de minimiser les coûts tout en améliorant l’engagement client.
 
Notre partenaire Kofax a eu l’occasion de rencontrer et d’échanger avec de nombreux directeurs des services d’information, cadres informatiques et experts en technologie exerçant dans différents secteurs à l’occasion du forum CIO Perspectives 2019.
Ces riches échanges, ont permis à Kofax Inc. de comprendre que les DSI sont bien prêts à franchir la prochaine étape de leur transformation numérique.
 
L’automatisation intelligente réunit de nombreuses fonctionnalités comme l’automatisation robotisée des processus (RPA), l’orchestration des processus, la capture cognitive, la reconnaissance optique des caractères (OCR) intelligente, le machine learning, la prise en charge mobile et multicanale, l’analyse avancée et les signatures électroniques au sein d’une seule plateforme intégrée, de façon à optimiser l’efficacité opérationnelle et la valeur métier.
 
Les DSI nourrissent 04 préoccupations majeures concernant la transition de leur structure vers l’automatisation intelligente
 
 
N°1: Par où commencer ?

 

Pour commencer, il faut définir une stratégie à exécuter par phases...
 
Vous avez d’abord besoin :
  • D’évaluer le modèle de maturité de votre structure pour déterminer si elle est prête à adopter l’automatisation
  • De cerner les différents scénarii d’utilisation et de hiérarchiser leur mise en œuvre dans une feuille de route.
 
Commencez par un seul processus :
 
  • Automatisez votre premier processus.
  • Vérifiez que tout fonctionne.
  • Passez au scénario d’utilisation suivant.
 
Quels processus font de bons candidats à l’automatisation ?
 
En voici quelques uns illustrés par des exemples concrets:
 
Scénario d’utilisation n° 1 : Gestion des e-mails 
 
  • Cas: Rabobank – Banque néerlandaise 
  • Résultats:

                                 - Automatisation des processus à 98 % 

                                 - Traitement manuel des e-mails dans seulement 2 % des cas 

 
Scénario d’utilisation n°2 :Traitement des factures 
 
  • Cas: Entreprise nord-américaine du secteur logistique 
  • Résultats:

                                 - Automatisation du traitement des factures à 75 % 

                                 - Amélioration de la qualité des services 
 
                                 - Économies annuelles de 75 millions de dollars 
 
Scénario d’utilisation n°3 :Processus d’appel d’offres
 
  • Cas: OptiMed – Opticien français
  • Résultats:  

                                 - Automatisation d’un processus unique de soumission 

                                 - Perfectionnement 
 
                                 - Extension à 15 fournisseurs 
 
N°2 : Comment aborder le sujet de l’automatisation avec les équipes ?

 

" Dans l’univers des médias, tout le monde craint que les agents/robots logiciels viennent prendre votre travail. Certains se montrent hésitants lorsqu’on leur parle d’une initiative d’automatisation robotisée. Au bout du compte, nous constatons que nos employés sont très contents du déploiement des agents/robots logiciels, car ils peuvent désormais se focaliser sur les tâches vraiment intéressantes. "  
Steven van Uffelen - Responsable de l’automatisation des processus chez Rabobank 
 
Pour faire que la transition vers l’automatisation réussisse, il faut absolument impliquer le personnel et lui expliquer cette automatisation prévue.
 
  • Impliquez vos employés dès la phase de planification: Commencez le plus tôt possible afin de mieux les convaincre en favorisant la compréhension. 
  • Répondez directement aux préoccupations: Les agents/robots logiciels prennent en charge les tâches fastidieuses et répétitives, ce qui permet aux employés de se consacrer aux missions à plus forte valeur ajoutée. 
  • Faites valoir les intérêts personnels: Les employés passeront moins de temps au bureau, et libérerons plus de temps pour leur vie personnelle. 
 
La technologie améliore la qualité de vie du personnel réalisant des tâches monotones
92 % des employés font part d’une hausse de satisfaction suite à la mise en place de l’automatisation.
 
Source : Forbes Insights: Accelerating Business Insights with Intelligent Automation, 2019
 
N°3 : Comment préserver la culture d’entreprise en pleine évolution des processus et des technologies ?

Les nouvelles technologies peuvent modifier votre workflow, mais elles n’influent pas sur votre culture.

L’automatisation intelligente offre un moyen d’aider les employés à acquérir de nouvelles compétences qui rendent leur travail plus intéressant, tout en livrant d’autres avantages substantiels pour l’entreprise.
 
La bonne planification des programmes de formation favorise également une meilleure acceptation et une hausse des taux d’adoption, préservant ainsi la culture d’entreprise.
 
" Selon 36% des chefs d’entreprise, les travailleurs devront se former à de nouveaux besoins métiers comme les services directs à la clientèle ou la gestion des exceptions. "
Hfs Research et KPMG, State of Intelligent Automation Survey, mars 2019
Préserver la culture d’entreprise durant la transition :
 
  • L’automatisation intelligente permet d’atteindre l’équilibre entre les ressources logicielles et humaine, en les faisant travailler ensemble en toute transparence.
  • Adaptez votre feuille de route à la fin de vie de vos systèmes et processus: leur remplacement par l’automatisation intelligente se fera ainsi naturellement.
 
" Il ne faudrait pas les appeler “robots” mais plutôt “colla-bot-rateurs”, car ils travaillent vraiment en collaboration avec l’être humain. Ils ne peuvent rien faire sans notre avis et notre participation.
Max Cheprasov - Directeur de l’automatisation, Dentsu Aegis
 
N°4 : Comment étendre l’automatisation au-delà de la RPA

 

Créez un centre d’excellence
  • Invitez les parties prenantes métier et informatique
  • Veillez à la représentation de toutes les fonctions et équipes
  • Hiérarchisez les scénarii d’utilisation à déployer, à optimiser et à étendre.
 
" Seulement 1 centre d’excellence sur 5 implique les parties prenantes métier et informatiques "
HfS Research et KPMG, State of Intelligent Automation Survey, mars 2019
 
Étendre l’automatisation au-delà de la RPA:
 
Adoptez l’orchestration des processus pour coordonner plusieurs actions, personnes, agents/robots logiciels, politiques et systèmes, au profit d’un fonctionnement rationalisé
 
 
 
L’orchestration des processus est le connecteur indispensable pour assurer l’automatisation des opérations de bout en bout. 
 
 
L’automatisation intelligente favorise la dextérité digitale.
 
Ces conseils permettront aux entreprises d’étendre l’automatisation intelligente à l’échelle de leur structure. Dans le même temps, elles gagneront en dextérité digitale et se démarqueront ainsi de la concurrence.
 
Qu’est-ce que la dextérité digitale ?
 
  • Expérience sans heurt
  • Consumérisation de l’environnement de travail
  • Entreprise hyperconnectée
 
" La transformation numérique est une priorité pour 9 dirigeants d’entreprise sur 10. Pourtant, 83 % des structures peinent à réaliser des progrès convaincants vers cet objectif.
Gartner - Digital Dexterity at Work
 
Prochaine étape

 

Entamez une réflexion sur l’équilibre entre l’habilitation de vos ressources humaines et l’automatisation de vos opérations...

Et rendez-vous sur la page de présentation des solutions Kofax pour mieux découvrir la gestion et l’automatisation des processus métier grâce à la dématérialisation, la capture et le traitement des documents dès les premières phases d’interaction avec le client.

 

 

Source: www.kofax.fr