Kofax®

Dématérialisation, capture et traitement de document: Gestion des processus métier

 

Les applications Kofax® Limited sont des solutions innovantes sur le marché de la capture d’information et de l’automatisation des processus métier dès les premières phases essentielles d’interaction avec le client.
 
Ces solutions interviennent au niveau des systèmes d’implication de l’entreprise qui génèrent d’importants flux d’informations en temps réel issus des communications clients pour proposer ensuite une connexion vitale avec ses systèmes d’enregistrement (des référentiels et applications d’entreprise rigides, à grande échelle, peu compatibles avec les technologies plus modernes). 
 
Les entreprises et les administrations doivent trouver des solutions pour optimiser les échanges avec leurs clients et leurs fournisseurs, tout en mettant à la disposition de leurs employés internes des outils fiables, efficaces et sûrs dédiés au recueil des données, en tout lieu et à tout moment.
Les organisations aujourd’hui font face à un défi : leurs premières interactions avec les clients, impliquant le traitement d’importants flux d’informations, représentent parfois un processus laborieux, lent et source d’erreurs, susceptible de nuire à l’image que le client se fait de l’entreprise.
Et la réussite de l’entreprise dès ce premier contact avec le client lui permet d’améliorer l’expérience des clients de façon spectaculaire et de réduire considérablement les coûts d’exploitation et ainsi, gagner une en termes de compétitivité, assurer une plus forte croissance et une meilleure rentabilité.
 
Les solutions Kofax® par secteur:
  • Services bancaires: Automatiser l’intégration, les prêts immobiliers et autres prêts, les services et les opérations grâce aux solutions pour services bancaires de Kofax®.
  • Administrations: Automatiser et numériser vos services administratifs grâce aux solutions de Kofax®.
  • Assurances: Automatiser l’intégration, le traitement des demandes d’indemnisation, les services et les opérations grâce aux solutions pour assurances de Kofax®.
 
Automatisation robotisée des processus

Optimiser la puissance des processus, décupler le potentiel de l’entreprise
 
Automatisation des tâches visant à supprimer les erreurs et à fournir des données fiables à 100 %, en un temps record et à moindre coût.
 
Les tâches manuelles, les multiples sources de données, les exceptions de traitement ou encore les systèmes déconnectés sont les sources de problèmes qui incitent à mobiliser davantage de ressources humaines.
Outre le coût élevé de la main-d’œuvre, cette méthode peut engendrer des problèmes d’étranglement et des erreurs liées à la saisie des données, ce qui a des répercussions sur les indicateurs clés de performance de l’entreprise (délai de traitement, conformité, réactivité face aux clients) et, à terme, sur sa capacité à innover.
Automatiser la saisie manuelle des données et compléter la plateforme existante grâce à l’automatisation robotisée des processus (Robotic process automation, RPA) seraient les solutions à recommander surtout que cette main-d’œuvre numérique intelligente est  beaucoup moins coûteuse que les ressources humaines, élimine les erreurs de saisie, fournit des données fiables à 100 % et raccourcit les cycles de traitement. 
L’entreprise bénéficierait ainsi immédiatement d’une mise en œuvre fluide et d’un retour sur investissement ultra rapide, tout en libérant les employés des tâches de saisie de données. 
 
Résultat : être en mesure d’améliorer l’expérience client.
 
Les bénéfices : 
  • Déploiement: Orienter les interactions, transformer les données, capturer le contenu, gérer les exceptions de traitement et éliminer les erreurs humaines en déployant une main-d’œuvre numérique
  • Automatisation: Économiser du temps et de l’argent et améliorer l’expérience client grâce à l’automatisation des tâches nécessitant plusieurs étapes et mobilisant une main-d’œuvre importante dans toute l’entreprise.
  • Optimisation: Contrôler les processus et les tendances pour obtenir un éclairage unique, optimiser les processus ainsi que la productivité, et enfin assurer la conformité.
  • Évolutivité: Tirer parti d’une solution évolutive permettant d’automatiser des centaines de scénarios d’utilisation au sein de l’entreprise et de les gérer de manière centralisée.
Transformation numérique

Transformation du parcours client en exploitant toute la puissance d’une  plateforme de transformation numérique unifiée au monde.

 

Adeptes d’Internet et du numérique, les clients perdent vite patience lorsque leur parcours au sein d’une entreprise nécessite de recourir à des points d’interaction et à des interactions papier complexes.

Faire de son organisation une société connectée et agile en dématérialisant l’ensemble du parcours client, quel que soit leur canal de prédilection et permettre aux clients obtenir le produit ou le service dont ils ont besoin de manière numérique est un gage de réussite grâce notamment à la satisfaction des clients.
Cette satisfaction s’explique par la dématérialisation que les clients attendent mais que les entreprises ne peuvent, en général, pas encore leur offrir en leur proposant plutôt des interactions clients extraordinaires censées stimuler la croissance de l’activité.
La véritable transformation numérique ne consiste pas simplement à mettre à niveau une ancienne technologie, elle devrait plutôt permettre d’établir une passerelle entre les systèmes, les silos, les processus et les personnes, afin de proposer une expérience client simple et intuitive dès le premier contact, accélérant ainsi le parcours client pour se solder par un résultat positif.
 
Les bénéfices: 
 
  • Relation: Offrir aux clients une expérience omnicanale avec de nouveaux niveaux d’implication, de libre-service et de collaboration.
  • Automatisation: Simplifier et automatiser divers processus métier manuels afin de réduire les coûts d’exploitation et les dépenses de mise en conformité.
  • Accélération: Optimiser l’efficacité des interactions et réduire les cycles de traitement grâce à des processus métier intelligents qui stimulent la croissance.
  • Optimisation: Exploiter toute la puissance de l’analyse en quasi-temps réel du contenu et des données de processus, et parvenir à l’excellence opérationnelle de manière proactive.
Automatisation des processus financiers

Rationalisation des processus financiers de bout en bout pour optimiser la productivité, réduire les coûts et améliorer la visibilité et le contrôle.

 
Rationaliser les processus financiers de bout en bout
Les processus manuels lents et sources d’erreurs, les systèmes ERP non optimisés, les coûts élevés, le manque de contrôle et de visibilité des données… Ces problèmes ne se limitent pas à un seul domaine du service financier, comme la comptabilité fournisseurs, mais s’étendent à toutes les chaînes de processus comme les cycles de l’approvisionnement, du paiement, de la commande à l’encaissement ou encore de l’enregistrement au rapport.
 
Le déploiement de solutions assurant une automatisation de bout en bout dans l’ensemble de ces silos permet d’optimiser la collaboration, de fournir des informations détaillées sur les données aux intervenants clés et de nouer des relations plus solides avec les fournisseurs et les clients. Optimisation de la productivité, réduction des coûts, pistes d’audit en temps réel : autant de facteurs qui donneront à l’entreprise les moyens d’améliorer ses processus en continu et ainsi maintenir sa croissance.
 
Les bénéfices: 
  • Accélération: Grâce aux cycles de gestion accélérés, les départements Finance bénéficient d’une productivité accrue, tout en améliorant le service client et les relations avec les fournisseurs.
  • Performances accrues: Profiter de remises pour paiement anticipé, réaffecter du personnel à d’autres projets et réduire le nombre de retours des clients pour erreur de commande.
  • Analyse: faire bénéficier le service financier d’un aperçu clair des métriques de performance et de processus et lui faire ainsi prendre les bonnes décisions tout en améliorant ses processus en continu.
  • Contrôle: Normaliser les processus, identifier rapidement les éventuels problèmes et conserver une piste d’audit fiable et complète afin de garantir la conformité réglementaire.
 
Spécification des processus financiers à automatiser :
 
               Automatisation de la comptabilité fournisseurs et de la facturation  
 
Associer le volume variable de factures envoyées dans de très nombreux formats à la saisie manuelle des données dans les systèmes et à des workflows d’approbation inefficaces, provoque un risque élevé d’erreurs, de perte de documents et de non-conformité.
Heureusement, les avantages de l’automatisation de la comptabilité fournisseurs ne sont plus à prouver et les entreprises, quelle que soit leur taille, peuvent facilement les identifier. 
Une forte diminution de la durée et des coûts des cycles de traitement, une visibilité quasi totale de la documentation et des métriques mais aussi une intégration fluide avec les systèmes ERP sont autant de facteurs qui rendent les services de comptabilité fournisseurs infiniment efficaces et les transforment en véritables centres de renseignements stratégiques.
 
 
               Traitement des commandes
 
Les clients sont l’âme de l’entreprise et il faut répondre à leurs besoins aussi rapidement et aussi efficacement que possible.
Le traitement manuel des bons de commande rend l’entreprise vulnérable aux erreurs de traitement et aux retards de paiement et le manque de visibilité induit peut ainsi épuiser les ressources,
compromettre le service client et entacher la réputation de l’entreprise.
 
À l’heure où les entreprises cherchent comment proposer un service de meilleure qualité à leurs clients, l’automatisation du traitement des commandes s’avère une méthode efficace en vue de doper l’efficacité opérationnelle et d’accroître la satisfaction client. 
 
L’automatisation permet une réduction des interventions manuelles allant jusqu’à 80 % et offre une meilleure maîtrise du caractère chaotique des commandes. L’entreprise peut donc mieux répondre aux besoins de ses clients, réduire les erreurs et limiter les retours et les concessions.
 
               Automatisation des comptes clients
 
Le service de comptabilité clients consacre en général trop de temps à l’allocation manuelle et au rapprochement des fonds dans l’système ERP.
 
L’amélioration des prévisions de flux de trésorerie et la réduction du délai moyen de recouvrement constituent actuellement les deux principales pressions que les services de comptabilité clients doivent supporter et l’accélération du délai moyen de recouvrement est synonyme de revenus plus rapides, ce qui au final, est l’objectif de toute entreprise et de tout service de comptabilité clients.
Automatiser les processus manuels de mise en correspondance des données des avis de paiement et des factures et les recouper dans le système ERP de l’entreprise et les responsables constaterons un impact positif sur le résultat final.
 
Grâce à la réduction de l’allocation manuelle des paiements, à l’élimination des frais bancaires, à l’allocation plus rapide des fonds et à l’amélioration de la visibilité, le service de comptabilité clients sera à la fois plus efficace et plus rentable, et il en résultera une optimisation du service client.
 
               Gestion des factures sur le portail fournisseur
 
Il ne faut pas uniquement prendre en compte les clients puisque sur le marché actuel en constante évolution, les fournisseurs et les acheteurs sont également à la recherche d’un accès plus rapide et plus simple aux informations afin de satisfaire leur besoin de réaliser des transactions en temps réel.
 
Une fois les solutions d’automatisation de traitement des factures mises en œuvre, de nombreuses entreprises se retrouvent face à une autre problématique : le temps passé à intégrer de nouveaux fournisseurs, à répondre aux requêtes basiques des fournisseurs et à effectuer d’autres tâches manuelles en lien avec la saisie des données des factures et les erreurs de rapprochement des factures.
 
Il a été prouvé par des études qu’en proposant des fonctions en libre-service via un portail fournisseur (logiciel ou système en ligne), les sociétés peuvent largement diminuer les efforts nécessaires à l’intégration de nouveaux fournisseurs mais aussi réduire les requêtes fournisseurs et les erreurs de rapprochement des factures. Ainsi, une partie du personnel peut être réaffectée à des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Ainsi, les transactions avec son entreprise sont simplifiées tout en réduisant les coûts et en traitant un plus grand volume d’interactions avec les fournisseurs.
 
* Pour de plus amples informations, veuillez contacter le service commercial de GES qui se fera un plaisir de vous présenter la solution qui convient le mieux aux secteurs et rythme d'activité de votre entreprise.