Xerox® ConnectKey® for DocuShare®

Principales caractéristiques

Numérisation facile: Capturez et numérisez des documents facilement en mettant en place des boutons de numérisation sur le multifonction vers la destination de votre choix :
• Vers des adresses électroniques, personnelles ou prédéfinies
• Vers des collections DocuShare®, qu'elles soient sur site ou dans le cloud
• Vers des dossiers partagés en réseau
• Vers des workflows automatisés et préconfigurés.

Parcourir depuis le multifonction: Parcourez DocuShare®directement depuis l'écran tactile du multifonction pour sélectionner une destination de numérisation.

Données de veille stratégique: Ajoutez des propriétés lors de la numérisation, ou sélectionnez des données d'une base de données de l'entreprise.
• Fonction de recherche dans la base de données
• Liste de sélection générée automatiquement
• Saisie automatique des valeurs des propriétés.

Flux de travail de numérisation à touche unique: Numérisez des documents directement dans des workflows préconfigurés.
• Mettez en place des flux de travail de numérisation par département, tels que Finance, Comptabilité clients, RH ou Juridique
• Numérisez vers une ou plusieurs personnes pour approbation
• Numérisez vers une collection (dossier)
• Numérisez vers un emplacement qui déclenche automatiquement un flux de travail.

Identification sécurisée par carte
• Prise en charge des annuaires de type LDAP/Microsoft Active Directory
• Cryptage et connexions sécurisées
• Accès immédiat à l'ensemble de vos boutons de numérisation en toute simplicité avec votre carte sécurisée.

Le défi

Les environnements de travail où le volume de papier est élevé créent un certain nombre de défis, notamment des coûts élevés, des erreurs, une productivité faible, un manque d'espace de stockage, des difficultés en matière de conformité ainsi qu'une diminution des taux de satisfaction de la clientèle en raison du temps nécessaire à la recherche de documents.

Principaux défis relevés par Xerox® ConnectKey® for DocuShare®

• Des enquêtes réalisées récemment dans le secteur révèlent que les sociétés subissent plus que jamais le poids du papier et nombre d'entre elles peinent à trouver les meilleures façons de le gérer et de l'organiser.
• La plupart des bureaux n'ont pas de lien direct allant de leurs imprimantes multifonctions à l'espace d'archivage souhaité, ce qui entraîne un long et coûteux processus de téléchargement des documents numérisés pouvant être une source d'erreurs.
• Les documents numérisés sont en général des documents PDF sans recherche textuelle, ce qui rend pratiquement impossible la recherche d'informations lorsque vous en avez le plus besoin.
• La productivité de vos employés reste faible s'ils passent des heures à chercher des documents papier. En outre, elle entraîne des frais pour votre société.
• Assurer la conformité est un coût inévitable pour de nombreuses sociétés et se conformer aux réglementations gouvernementales nécessite l'extraction facile d'informations clés.
• Maintenir la satisfaction client est important pour toutes les sociétés, mais le non-respect des délais de réponse peut avoir un impact considérable sur l'expérience et la fidélité des clients.
• Les entreprises cherchent constamment les meilleures façons de progresser dans leurs initiatives de protection de l'environnement, si vous gardez un environnement de travail dans lequel le volume de papier est élevé, cela entraînera pour votre entreprise des frais de papier, d'encre, de toner, d'énergie, de transport, de stockage et d'expédition.