- Les processus manuels lents et sources d’erreurs, les systèmes ERP non optimisés, les coûts élevés, le manque de contrôle et de visibilité des données… Ces problèmes ne se limitent pas à un seul domaine du service financier, comme la comptabilité fournisseurs, mais s’étendent à toutes les chaînes de processus comme les cycles de l’approvisionnement, du paiement, de la commande à l’encaissement ou encore de l’enregistrement au rapport.
- Le déploiement de solutions assurant une automatisation de bout en bout dans l’ensemble de ces silos permet d’optimiser la collaboration, de fournir des informations détaillées sur les données aux intervenants clés et de nouer des relations plus solides avec les fournisseurs et les clients. Optimisation de la productivité, réduction des coûts, pistes d’audit en temps réel : autant de facteurs qui donneront à l’entreprise les moyens d’améliorer ses processus en continu et ainsi maintenir sa croissance.
Les bénéfices :
- Accélération: Grâce aux cycles de gestion accélérés, les départements Finance bénéficient d’une productivité accrue, tout en améliorant le service client et les relations avec les fournisseurs.
- Performances accrues: Profiter de remises pour paiement anticipé, réaffecter du personnel à d’autres projets et réduire le nombre de retours des clients pour erreur de commande.
- Analyse: faire bénéficier le service financier d’un aperçu clair des métriques de performance et de processus et lui faire ainsi prendre les bonnes décisions tout en améliorant ses processus en continu.
- Contrôle: Normaliser les processus, identifier rapidement les éventuels problèmes et conserver une piste d’audit fiable et complète afin de garantir la conformité réglementaire.
1/ Spécification des processus financiers à automatiser :
- Automatisation de la comptabilité fournisseurs et de la facturation
Associer le volume variable de factures envoyées dans de très nombreux formats à la saisie manuelle des données dans les systèmes et à des workflows d’approbation inefficaces, provoque un risque élevé d’erreurs, de perte de documents et de non-conformité.
Heureusement, les avantages de l’automatisation de la comptabilité fournisseurs ne sont plus à prouver et les entreprises, quelle que soit leur taille, peuvent facilement les identifier.
Une forte diminution de la durée et des coûts des cycles de traitement, une visibilité quasi totale de la documentation et des métriques mais aussi une intégration fluide avec les systèmes ERP sont autant de facteurs qui rendent les services de comptabilité fournisseurs infiniment efficaces et les transforment en véritables centres de renseignements stratégiques.
- Traitement des commandes
Les clients sont l’âme de l’entreprise et il faut répondre à leurs besoins aussi rapidement et aussi efficacement que possible.
Le traitement manuel des bons de commande rend l’entreprise vulnérable aux erreurs de traitement et aux retards de paiement et le manque de visibilité induit peut ainsi épuiser les ressources,compromettre le service client et entacher la réputation de l’entreprise.
À l’heure où les entreprises cherchent comment proposer un service de meilleure qualité à leurs clients, l’automatisation du traitement des commandes s’avère une méthode efficace en vue de doper l’efficacité opérationnelle et d’accroître la satisfaction client.
L’automatisation permet une réduction des interventions manuelles allant jusqu’à 80 % et offre une meilleure maîtrise du caractère chaotique des commandes. L’entreprise peut donc mieux répondre aux besoins de ses clients, réduire les erreurs et limiter les retours et les concessions.
- Automatisation des comptes clients
Le service de comptabilité clients consacre en général trop de temps à l’allocation manuelle et au rapprochement des fonds dans l’système ERP.
L’amélioration des prévisions de flux de trésorerie et la réduction du délai moyen de recouvrement constituent actuellement les deux principales pressions que les services de comptabilité clients doivent supporter et l’accélération du délai moyen de recouvrement est synonyme de revenus plus rapides, ce qui au final, est l’objectif de toute entreprise et de tout service de comptabilité clients.
Automatiser les processus manuels de mise en correspondance des données des avis de paiement et des factures et les recouper dans le système ERP de l’entreprise et les responsables constaterons un impact positif sur le résultat final.
Grâce à la réduction de l’allocation manuelle des paiements, à l’élimination des frais bancaires, à l’allocation plus rapide des fonds et à l’amélioration de la visibilité, le service de comptabilité clients sera à la fois plus efficace et plus rentable, et il en résultera une optimisation du service client.
- Gestion des factures sur le portail fournisseur
Il ne faut pas uniquement prendre en compte les clients puisque sur le marché actuel en constante évolution, les fournisseurs et les acheteurs sont également à la recherche d’un accès plus rapide et plus simple aux informations afin de satisfaire leur besoin de réaliser des transactions en temps réel.
Une fois les solutions d’automatisation de traitement des factures mises en œuvre, de nombreuses entreprises se retrouvent face à une autre problématique : le temps passé à intégrer de nouveaux fournisseurs, à répondre aux requêtes basiques des fournisseurs et à effectuer d’autres tâches manuelles en lien avec la saisie des données des factures et les erreurs de rapprochement des factures.
Il a été prouvé par des études qu’en proposant des fonctions en libre-service via un portail fournisseur (logiciel ou système en ligne), les sociétés peuvent largement diminuer les efforts nécessaires à l’intégration de nouveaux fournisseurs mais aussi réduire les requêtes fournisseurs et les erreurs de rapprochement des factures. Ainsi, une partie du personnel peut être réaffectée à des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Ainsi, les transactions avec son entreprise sont simplifiées tout en réduisant les coûts et en traitant un plus grand volume d’interactions avec les fournisseurs.
Pour de plus amples informations, veuillez contacter le service commercial de GES qui se fera un plaisir de vous présenter la solution qui convient le mieux aux secteurs et rythme d'activité de votre entreprise.
