YSoft SafeQ est une suite de gestion de l'impression en entreprise de premier ordre.
Composée de solutions modulaires, elle permet aux entreprises de prendre le contrôle de leur environnement d'impression, de réduire leurs coûts, de renforcer la protection des documents et la conformité aux normes de sécurité, d'améliorer la productivité de ses bureaux et de minimiser l'impact de l'impression sur l'environnement.
Que l’entreprise soit une grande banque, une compagnie d'assurance, une université, une petite entreprise ou encore un organisme public ou une association à but non lucratif, YSoft SafeQ lui offre de nombreux avantages pour accroître la productivité, améliorer la capture de documents et réduire les coûts. Grâce à la mine de renseignements collectés par YSoft SafeQ, il est possible d’optimiser les opérations des services administratifs et accroître leur productivité.
Caractéristiques principales
- Print Roaming : Un module qui permet d'imprimer n'importe où et à tout moment, la tâche d'impression est accessible en toute sécurité quel que soit le bâtiment, le campus, la ville ou même le continent à partir duquel l’impression est lancée.
- Impression axée sur les règles : Un module permettant de définir la stratégie d'impression de l’entreprise en fonction de l'accessibilité des utilisateurs et de la politique d'entreprise.
- Création de rapports : Un module permettant de générer des rapports consolidés et détaillés par utilisateur, par service et/ou par appareil pour déterminer l'allocation des coûts, la consommation de ressources, l'utilisation des appareils et l'efficacité de l’environnement d'impression. Les rapports prédéfinis ou personnalisés sont facilement accessibles via le Web ou sur des fichiers Excel.
- Impression mobile : Un module qui permet d'imprimer en toute transparence et en toute sécurité à partir du Web ou de n'importe quel appareil mobile (smartphone, tablette, ou ordinateur portable) sans logiciel ni pilote d'imprimante supplémentaire.
- Gestion des numérisations : Un module simple et sécurisé permettant de numériser un document en un seul clic et de l'envoyer à une adresse courriel ou à un dossier prédéfini. Il est également possible de personnaliser des flux de numérisation et de les intégrer en toute transparence aux processus existants.
- Crédit et facturation : Ce module est un système de paiement en libre-service qui est utilisé dans le secteur de l'éducation et les centres de reprographie, il permet d'affecter les coûts d'impression à des clients ou à des projets spécifiques afin de faciliter le suivi des dépenses et la facturation.
- Des services professionnels sont proposés pour optimiser la conception, la mise en place et l'utilisation de la suite de solutions YSoft SafeQ conformément à la norme d'excellence opérationnelle globale (GOE, Global Operational Excellence).
La plupart des entreprises ignorent leurs coûts d'impression et la façon dont leurs imprimantes sont utilisées. Dans ces conditions, il est très difficile d'optimiser l'environnement d'impression et d'identifier des pistes pour réduire les coûts, respecter les normes de sécurité et accroître la productivité.
YSoft SafeQ propose des solutions éprouvées de suivi et de gestion de l'environnement d'impression qui visent à diminuer les coûts, accroître l'efficacité des flux de travail, sécuriser les données et protéger l'environnement.
Principaux défis
- Ignorance des coûts d'impression : Le suivi incomplet des coûts et le manque d'informations centralisées freinent l'optimisation de l'environnement d'impression et l'identification des sources de gaspillage.
- Flux de travail inefficaces: Les utilisateurs sont contraints d'effectuer des tâches supplémentaires qui leur font perdre du temps et qui nuisent à leur productivité.
- Baisse de la productivité : Le fait que les utilisateurs ne soient pas en mesure d'imprimer un document sur l'imprimante de leur choix ou qu'ils sont dans l'incapacité d'envoyer des tâches d'impression à distance ou lors d'un déplacement fait que leur productivité tend à la baisse.
- Coûts non recouvrés: L'allocation incomplète des tâches d'impression aux clients et aux services se traduit par le non-recouvrement des coûts. Risques en matière de sécurité : Le risque que des données confidentielles tombent entre les mains de personnes non autorisées peut éventuellement entraîner des infractions à la conformité.
- Impact sur l'environnement: Le gaspillage de papier, de consommables et d'énergie occasionne des coûts inutiles et nuit à la responsabilité sociétale de l'entreprise (RSE).
- Administration contraignante: Les opérations de déploiement et de gestion actuellement pratiquées notamment, dans le domaine des rôles et des droits d'accès des utilisateurs, sont difficiles, inefficaces et fastidieuses.
