Solution GED

La GED est un logiciel de gestion électronique des documents , à l’identique des ERP (Progiciel de gestion intégrée) et CRM (gestion de relations client) qui a pour principal objectif la capture de documents destinés à jouer un rôle dans le déroulement d’une entreprise, puis leur dématérialisation par numérisation, ensuite leur archivage avant leur exploitation au sein d’un réseau.

GED

 

La GED est traditionnellement présentée en 4 étapes : l’acquisition, la gestion, le stockage et la diffusion des documents.

1 – L’acquisition des documents

L’acquisition de documents résulte d’un processus automatique ou humain (numérisation ou création de document) visant à créer, enregistrer, classer et indexer le document électronique.

        A – La création des documents

La création provient de différentes sources :
 La numérisation de documents papiers existants: par l’intermédiaire de scanners. Différentes technologies sont disponibles pour extraire l’information de ces documents numérisés et ainsi enrichir ses métadonnées (catégorie, auteur, titre, date…) .

L'intégration de documents papiers existantsdocuments générés à partir des données provenant des systèmes d’impression qui traitent et exploitent les documents présents dans les flux d’impression).

-  L’échange de documents électroniques : on parle ici d’EDI, c’est-à-dire l’Echange de Données Informatisées entre les systèmes informatiques de 2 entités distinctes.

        B – L’enregistrement des documents

L’enregistrement vise à :
– attribuer une référence (nom de fichier, numéro, cote alphanumérique…) conforme aux règles de gestion de l’organisme.
– répondre à des utilisations différenciées du document : création de copie révisable, de copie de diffusion.

       C – Le classement des documents

Cette opération consiste à ranger les documents dans un espace informatique accessible aux utilisateurs prévus. Le classement peut être réalisé automatiquement en s’appuyant sur les métadonnées du document ou nécessiter l’intervention d’un agent.

       D – L’indexation des document

Une fois classés, les documents doivent être indexés en vue de faciliter leur exploitation.

2 - La gestion des documents

Les opérations de gestion recouvrent tout ce qui se passe sur le document après sa création.

3- Le stockage des documents

Plusieurs enjeux liés à cette étape : la notion de conservation visant à maintenir dans le temps la disponibilité d’un document.

4 – La diffusion des documents

La dernière étape identifiée traite du processus de restitution des documents. La diffusion des documents peut se faire via l’internet ou l’intranet.

GED

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